Relatos incompletos no canal de denúncias? Veja como agir
Se você é um profissional que lida de alguma forma com a gestão de um canal de denúncias, seja formal ou informal, pode ser que em algum momento você se depare com situações em que o que foi relatado não apresenta as informações suficientes para uma investigação. O que fazer nesses casos?
O processo de investigação e apuração de uma denúncia já é delicado por si só, e é comum surgirem algumas inseguranças, afinal, são vidas de pessoas que podem ser impactadas pelo processo. Quando a denúncia chega incompleta, isso se torna ainda mais delicado, mas não é um motivo para desespero.
É importante entender que, se muitos relatos chegam incompletos no canal de denúncias, esse é um alerta de que talvez os colaboradores estejam com dificuldades de usar a ferramenta. Isso pode aumentar a taxa de relatos improcedentes e, consequentemente, dar mais trabalho para a equipe ou profissional responsável por gerenciar essas denúncias.
Em situações como essa, é interessante ter um plano de ação de treinamentos sobre o canal, além de investir na segurança psicológica para os colaboradores terem mais confiança para falar.
Neste artigo, você vai saber o que fazer quando os relatos chegam incompletos no canal de denúncias. Veja o que você vai encontrar:
Como é o fluxo de apuração de uma denúncia.
O que fazer quando a denúncia chega faltando informação.
Como a SafeSpace consegue evitar as denúncias incompletas.
Como é o fluxo de uma apuração no canal de denúncias
Conforme estabelecido pela Lei nº 14.457/2022 e também pela NR-1, as empresas são obrigadas a estabelecer procedimentos para o recebimento e acompanhamento de denúncias. Elas devem garantir o anonimato do denunciante e prever a apuração dos fatos, bem como a aplicação de sanções administrativas aos responsáveis por atos de assédio sexual e outras formas de violência.
A condução da apuração de uma denúncia demanda responsabilidade, dedicação e compromisso. O profissional ou a equipe responsável por esse processo deve ter empatia e atenção para que nenhuma informação importante se perca e atrapalhe a apuração.
Uma das formas de garantir a eficiência de uma apuração é ter clareza sobre as etapas deste fluxo. Veja abaixo:
Etapa 1: recebimento do relato
No momento em que uma denúncia chega, o primeiro passo é fazer o acolhimento e oferecer uma resposta inicial.
A recomendação da SafeSpace é de que ele aconteça, idealmente, em até 24 horas, mas o prazo pode variar a depender da política de cada empresa, sendo importante que o contato aconteça de forma ágil.
É importante reforçar a política de não-retaliação e a relevância do relato para a segurança do ambiente de trabalho.
Etapa 2: avaliação inicial
A equipe ou profissional responsável analisa o relato para:
Definir o grau de urgência.
Mapear condutas e pessoas envolvidas.
Verificar se há conflito de interesse entre quem apura e quem foi citado.
Se o caso for considerado procedente, inicia-se a apuração. Se não, a pessoa relatante deve receber uma explicação clara sobre o motivo do encerramento e, quando necessário, encaminhamento ao RH para acolhimento.
Etapa 3: entrevista com a pessoa relatante
A primeira entrevista é sempre com quem fez a denúncia.
Acolhimento: reforçar escuta ativa, confidencialidade e não-retaliação.
Coleta de informações: entender o que aconteceu, impactos, testemunhas e possíveis evidências.
Segurança: avaliar necessidades de proteção (ex.: afastamento temporário, apoio psicológico ou jurídico).
Caso o relato seja anônimo, esse contato pode ocorrer via chat seguro, garantindo privacidade.
Etapa 4: entrevista com testemunhas
Se houver testemunhas, elas são convidadas a colaborar voluntariamente.
A entrevista deve ser objetiva, buscando confirmar se presenciaram ou têm conhecimento do ocorrido. Sempre reforçar a confidencialidade e a não-retaliação.
Etapa 5: entrevista com a pessoa relatada
A última etapa de escuta é com a pessoa acusada. O processo deve ser conduzido com imparcialidade, sem revelar a identidade da pessoa denunciante.
Explica-se o objetivo da apuração e são feitas perguntas para ouvir sua versão dos fatos.
Etapa 6: conclusão e devolutiva
Após reunir todas as informações, os responsáveis elaboram o relatório de apuração e decidem sobre possíveis medidas de responsabilização e ações preventivas.
Independentemente do desfecho, a pessoa denunciante sempre deve receber uma devolutiva sobre a conclusão do processo.
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O que fazer quando a denúncia chega incompleta
Quando falamos de canal de denúncias, um dos desafios mais recorrentes é lidar com relatos que chegam incompletos, necessitando de dados cruciais como local, data e testemunhas.
Nesses momentos o profissional responsável pela gestão dessas denúncias pode seguir algumas como:
Leia detalhadamente e mapeie: leia e releia o relato na íntegra. Mesmo que pareça incompleto, separe e organize as informações que de fato foram fornecidas (nomes, possíveis setores, datas aproximadas).
Defina as Lacunas: você deve identificar exatamente o que está faltando. Por exemplo: "Falta o local exato do ocorrido" ou "Faltam nomes de possíveis testemunhas". Essa clareza é fundamental para seguir com a apuração.
Converse com o relatante: explique de forma clara e profissional, que a apuração não pode prosseguir sem as informações faltantes. Reforce que isso é um procedimento padrão para garantir a justiça e a profundidade da investigação.
Essa solicitação pode ser feita através de chat (caso você use um canal de denúncias que tenha esse recurso) ou pelo mesmo meio em que a denúncia foi recebida.
Faça um investigação indireta: utilize as informações limitadas que você tem (nomes, setor, período) para iniciar uma investigação indireta. Isso significa buscar por outras fontes na área que possam ter vivenciado ou presenciado algo similar ou que possam confirmar a ocorrência de um determinado tipo de conduta.
Essa ação requer muita atenção e sigilo para não alertar os envolvidos nem expor indevidamente a situação.
O cuidado do profissional em buscar a verdade, mesmo em condições adversas, reforça a seriedade do canal de denúncias e a sua importância como aliado na prevenção de má conduta e na proteção da cultura organizacional.
Como a SafeSpace consegue evitar as denúncias incompletas
Dentre os motivos que fazem as denúncias chegarem incompletas no canal, além da falta de confiança, está o fato de as pessoas colaboradoras não entenderem o que configura uma situação que deve ser denunciada, seja ela micro agressão, assédio ou abuso de poder, por exemplo.
A maioria dos canais de denúncia espera que, para que algo seja apurado, o colaborador precisa ter certeza de que houve uma violação. Mas, na prática, o que acontece é o oposto: o medo, a dúvida e a insegurança impedem as pessoas de falarem, e quando elas falam, não conseguem se expressar bem, gerando um ruído e falta de informação na denúncia.
Agora pense, relatar uma denúncia já é um processo emocionalmente difícil, ter o peso de nomear as coisas ou ter que passar por um formulário frio, extenso (muitas vezes é preciso responder entre 7 e 15 perguntas obrigatórias) e burocrático, desestimula a fala e o canal que deveria dar voz ao colaborador, acaba calando ele.
A Sonia, a assistente de IA, da SafeSpace foi desenvolvida para tornar esse processo mais amigável para a pessoa colaboradora e mais estratégico para o profissional de RH.
Em vez de um formulário, ou texto bruto, a Sonia conversa com o colaborador e já entrega o relato classificado, com uma primeira análise de risco e no canal correto (denúncia, ou escuta, quando é uma dúvida ou feedback). Assim, o profissional ganha clareza imediata e velocidade para conduzir a apuração, sem precisar decifrar o problema.
Isso significa que é praticamente impossível que um relato chegue incompleto no canal de denúncias, porque a Sonia direciona a conversa com o colaborador para coletar os detalhes da situação e entrega a denúncia para o RH já estruturada, com informações enriquecidas.
Veja essa situação:
Patrícia trabalha em uma agência de marketing. Seu gestor, Marcos, tem o hábito de fazer comentários sobre a aparência física das colegas e, na última reunião, a interrompeu diversas vezes com piadas sobre ela estar “sensível demais”. Patrícia sente que é uma situação de assédio moral, mas hesita em usar o canal.
Agora observe um quadro comparativo de como seria essa situação sem e com a Sonia:
O desafio de lidar com denúncias incompletas é um alerta claro de que o processo atual não está alinhado com as necessidades emocionais e práticas dos seus colaboradores. Parar investigações para "decifrar" o relato é um gasto desnecessário de tempo, recursos e, o mais importante, de confiança.
Você viu neste artigo que, ao integrar a tecnologia certa, é possível eliminar o ruído burocrático, garantir que o colaborador se sinta seguro para fornecer todos os detalhes e, finalmente, receber um relato completo e classificado desde o primeiro momento.
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