Guia prático sobre os tipos de relatos na plataforma da SafeSpace
Engajar as pessoas colaboradoras na adoção do canal de denúncias corporativo é uma missão constante para o setor de Compliance.
Quem atua na área sabe que a visibilidade sobre as inconformidades é essencial para reduzir riscos financeiros e de imagem, além de imprescindível para adequar a atuação empresarial às normas vigentes.
No papel, a tarefa parece bastante simples. Basta divulgar o canal e esperar que as pessoas relatem aquilo que vivenciaram, certo?
Entretanto, a realidade é diferente. Muitas pessoas colaboradoras não se sentem confortáveis e tampouco seguras para relatar desvios de conduta. Há o medo de represália, de exposição da denúncia e outros desdobramentos negativos, que servem como “ingredientes” de uma cultura do silêncio.
Uma vez que a falta de registro impera, o Compliance fica sem visibilidade e sofre impactos na efetividade de suas ações. Até mesmo a estratégia de negócios fica em xeque, já que a negligência com problemas internos pode gerar aumento no turnover e redução na eficácia das equipes, assim como traz riscos financeiros e reputacionais.
Entendemos que esse comportamento e os efeitos da cultura do silêncio são contraproducentes para as organizações que desejam construir ambientes de trabalho mais éticos e seguros e se alinhar às boas práticas de Compliance.
Por isso, oferecemos aos nossos clientes um canal de denúncias que preserva o anonimato, zela pela segurança de dados dos usuários e da empresa, além de oferecer uma experiência de relato sem atrito, que favorece o engajamento com a ferramenta e respeita o momento vivido pela pessoa colaboradora.
Confira a seguir como estruturamos nossa plataforma e quais são as tecnologias aplicadas para assegurar o anonimato e a confidencialidade dos dados.
3 tipos de relato à disposição das pessoas colaboradoras
Pessoas precisam de diferentes níveis de confidencialidade para se sentirem seguras e prontas para enviar uma denúncia. Por isso, oferecemos três modalidades distintas.
Confira os detalhes de cada uma delas a seguir:
Envio anônimo
Com o objetivo de preservar a identidade e garantir a segurança contra retaliações, esse modo de envio oferece sigilo integral à pessoa autora do relato. Ela receberá um código para acompanhar a apuração, mas nenhuma informação pessoal será salva na plataforma.
Não é possível saber quem denunciou. Além de proteger a vítima, essa opção permite à pessoa gestora focar apenas no que importa: o teor da mensagem, as evidências apresentadas e os procedimentos de apuração.
Envio identificado
Nesta modalidade de envio, os dados de identificação serão salvos e apenas a pessoa administradora responsável pela apuração terá acesso a eles. Contudo, a confidencialidade é mantida, respeitando a segurança de quem relata.
Isso é feito da seguinte maneira: o administrador da plataforma recebe as informações de identificação, mas o sigilo é mantido para a empresa que contrata o serviço.
Envio Connect
No Envio Connect, a denúncia só é encaminhada à gestão do canal quando pessoas mencionadas no relato forem citadas em outros casos. Se alguém que já havia sido mencionado é denunciado outra vez, haverá um match instantâneo e os testemunhos serão enviados, demonstrando um padrão nos incidentes.
Nesta função, exclusiva da SafeSpace, os registros ficam armazenados e até que sejam conectados com outros. A cada 30 dias há um refresh. Contudo, relatos sem conexão não serão descartados. A pessoa colaboradora poderá optar pelo envio identificado, caso deseje dar prosseguimento à denúncia.
Esta modalidade auxilia pessoas colaboradoras que estão passando por momentos mais delicados e que estão relutantes em apresentar uma denúncia de modo isolado.
Escreva agora, relate quando for necessário
A plataforma também permite que os relatos sejam salvos em formato de rascunho. Caso uma pessoa colaboradora não esteja confiante para finalizar o envio, é possível registrá-lo e enviar quando houver mais certeza ou segurança.
As informações serão protocoladas, junto com a data e hora da denúncia. Com isso, o relato não é encaminhado, mas gera uma evidência, que pode ser importante ao longo do processo de apuração feito pelo Compliance.
Os rascunhos podem se tornar relatos do tipo:
Anônimo;
Identificado;
Connect.
Tenha clareza sobre o progresso do relato
A partir deste momento, vamos esclarecer alguns pontos que podem gerar questionamentos nas equipes. Se você gerencia o Compliance ou é o responsável por divulgar o canal de relatos, fique de olho nos próximos tópicos para esclarecer todas as possíveis dúvidas das pessoas colaboradoras.
Cada relato registrado na Safespace passa por 4 etapas, que ficam visíveis para quem fez a denúncia. São elas:
Novo: O relato foi encaminhado, mas ainda não foi lido pela equipe especialista;
Aberto: As pessoas administradoras já receberam e abriram o conteúdo;
Em análise: O caso está passando por revisão. Nesta etapa, é possível que a pessoa relatora receba contato via chat para fornecer mais informações sobre a denúncia;
Fechado: o caso já foi analisado, as dúvidas foram sanadas e a situação foi encaminhada da maneira ideal à empresa.
Os passos são sempre os mesmos para os 3 tipos de envio. Vale destacar também que a pessoa relatora tem a possibilidade de acionar o chat da plataforma até 15 dias após o encerramento de seu registro.
Como acompanhar o fluxo do relato?
Todas as denúncias podem ser acompanhadas pelo chat da plataforma. Basta acionar a equipe de atendimento para saber o status do caso.
Os relatos do tipo Connect ou identificado geram e-mails sempre que novas atualizações são realizadas. Para o método anônimos, o progresso é acompanhado por meio do código gerado na plataforma.
Outra opção é consultar diretamente em nosso portal. Basta acessar my.safe.space/auth a qualquer momento para conferir como está a apuração do caso.
As pessoas colaboradoras podem usar o acompanhamento para:
Conferir a etapa de apuração/investigação em que o relato se encontra;
Enviar informações e evidências adicionais;
Checar se novas evidências da irregularidade foram incluídas no relato;
Expressar seus sentimentos quanto ao caso.
Dica para quem faz a gestão do Compliance: clique aqui e tenha acesso ao checklist completo sobre a apuração e acompanhamento das denúncias.
Como funciona o processamento dos relatos na SafeSpace?
Todas as informações captadas no sistema seguem as premissas da LGPD. Elas são criptografadas de ponta a ponta e armazenadas em um servidor certificado pela ISO 27001, a norma vigente que atesta a segurança dos registros em sistemas gerenciais.
A infraestrutura promove integridade, disponibilidade e – acima de tudo – confidencialidade, o que transmite confiança à pessoa colaboradora e serve de estímulo para que o relato seja realizado.
Além da certificação ISO, atuamos em conformidade com as certificações SOC 1, 2 e 3 – que avaliam a qualidade do controle interno das organizações - e a criptografia adotada é do modelo TLS (Travel Layer Security), que permite o trânsito de dados com total integridade.
Apesar do excesso de detalhes técnicos, essas informações são importantes para que você, gestor de RH ou Compliance, compreenda todo o esforço realizado pela nossa equipe para oferecer um canal 100% confiável.
E por que isso é relevante? Para que sua equipe se sinta estimulada a enviar relatos. Em um estudo sobre integridade corporativa, a consultoria Deloitte determinou que 45% das lideranças de Compliance usam a segurança e a terceirização do canal de denúncias como principal fator de estímulo ao uso da ferramenta.
Sua empresa pode fazer o mesmo e, desta forma, ampliar a visibilidade sobre desvios de conduta e outros problemas que possam ocorrer na rotina das equipes. Assim a cultura do silêncio é quebrada.
Escolha a SafeSpace e utilize a tecnologia a favor do Compliance
Após conhecer os tipos de relato e os processos adotados em nossa plataforma, chegou a hora de te convidar para conhecer de perto todos os benefícios que uma ferramenta completa para captação de denúncias corporativas oferece.
Solicite uma demonstração e aproveite o suporte do nosso time para que todas as necessidades de sua organização sejam atendidas com sucesso.
Se quiser se aprofundar um pouco mais, basta clicar neste link, fazer o cadastro e assistir a um tutorial em vídeo completo.
