Como usar o canal de denúncias a favor da estratégia de negócio?

Canal de denúncias é uma ferramenta muito importante para gestão de riscos e construção de um ambiente ético e seguro. Em muitos casos, a falta de apoio das lideranças pode fazer com que esse canal seja apenas mais uma ferramenta implementada para cumprir requisitos. Isso ocorre também quando os processos de apuração e resolução de relatos são mal estruturados e ineficientes.

Um dos grandes desafios de quem opera um canal de denúncias é gerar valor e mostrar como a ferramenta impacta positivamente no negócio. Nesse artigo, vamos falar sobre pontos que precisam ser melhorados para que o canal realmente impacte positivamente no dia a dia da empresa.

Um bom processo de apuração e comunicação

Na SafeSpace, ouvimos muitas histórias de empresas que escolhem ferramentas que não são focadas em resolver problemas de má conduta ou apenas concentram os casos em um mesmo lugar. Quando isso acontece, uma parte muito importante para o sucesso do canal é esquecida, as pessoas colaboradoras.

Um canal de denúncias deve oferecer uma experiência amigável, fácil e segura para quem deseja realizar um relato. Isso não é novidade, mas muitas vezes deixamos de estabelecer um bom processo de apuração e comunicação depois que um relato é aberto.

A apuração deve acontecer principalmente na plataforma, para garantir maior segurança das informações. Utilizar outras ferramentas gera retrabalho, perda de informação e pode prejudicar a confidencialidade dos casos.

Também é necessário estabelecer prazos de primeira resposta e uma média de tempo de apuração dos relatos. Esse último pode ser difícil de estabelecer quando um processo ainda é embrionário, já que muitas empresas não têm fácil acesso a esses dados. Na SafeSpace, os clientes têm uma média de 34 dias para resolução de relatos, apesar desse número variar dependendo do porte da empresa, ele pode ser usado como indicador de excelência do processo, já que é um valor 23% abaixo do benchmarking do mercado. Comunicar e manter consistência nesses prazos, gera maior credibilidade para o canal, logo maior adoção.

Uma abordagem não tão formal

Na maior parte dos casos, o excesso de formalização na forma como o canal é apresentado, pode causar insegurança generalizada. Um relato parece quase um crime a ser denunciado.

A forma como o canal é comunicado afeta a percepção. Ter uma ferramenta que permite outras formas de comunicação com as pessoas colaboradoras é ainda mais positivo. Na SafeSpace, por exemplo, existe o canal de dúvidas. As pessoas podem enviar dúvidas sobre processos e políticas da empresa de forma anônima ou identificada.

O objetivo aqui é ter visibilidade dos riscos além do relato. É possível identificar o descumprimento de normas, falhas em processos ou necessidades de treinamento antes que isso se torne um problema maior.

Um canal de dúvidas aumenta os pontos de contato com as pessoas colaboradoras, diminui a ansiedade que um relato pode gerar e aumenta o entendimento sobre as normas e regulamentações da empresa.

Os dados do canal são importantes

Para combater problemas de conduta e mitigar riscos de forma efetiva, precisamos investir em prevenção. Isso significa investir e entender as causas raízes de cada problema e para que isso aconteça, é necessário acompanhar os dados gerados no canal.

Vamos ver um exemplo utilizando o dashboard de relatórios da SafeSpace. No gráfico abaixo, podemos ver o total de relatos por classificação, neste exemplo, a empresa está recebendo muito relatos sobre discriminação:

No dashboard é possível filtrar de qual área são esses relatos, em que período aconteceram, se são válidos, entre outras informações. Assim, é possível criar ações mais direcionadas, prevenindo possíveis desligamentos ou prejuízos à imagem da empresa, criando um ambiente de maior segurança psicológica.

Agindo de forma preventiva e não só reativa, aumenta a percepção de impacto do time na empresa. É importante para a alta administração mostrar como os números estão mudando. Também é importante mostrar como as ações estão afetando esses indicadores. Isso demonstra o valor do trabalho feito.

Converse com outros profissionais

Conversar com outras pessoas que já passaram por um processo de estruturação, pode ajudar a compartilhar problemas, inseguranças e ideias. Se fechar durante esse momento, não gera inovação, diminuindo a atratividade da empresa para as pessoas colaboradores e novos talentos.

A SafeComunidade é composta por um grupo de clientes da SafeSpace que realiza trimestralmente um encontro para troca de experiências e boas práticas. Os insights e discussões são sempre muito ricos. O feedback que mais recebemos é que as pessoas gostariam de mais tempo para as discussões. O que mostra que ainda temos muito o que falar e aprender sobre combate a má conduta, visibilidade de riscos e segurança psicológica.

Seguindo essas recomendações, nós da SafeSpace, acreditamos que o canal de denúncias pode gerar valor para a empresa e para as pessoas colaboradoras. Usar uma ferramenta interna ou ter apenas um canal não resolve tudo. É importante ver como tudo pode ser afetado por uma boa implementação, comunicação e gestão desse canal.

Marque um horário com nossos especialistas para obter uma visão melhor para sua área e canal de denúncias. Veja como podemos ajudar a criar um programa de ética eficaz.