5 motivos para trocar um Canal de Denúncias tradicional pela SafeSpace

Encontrar um Canal de Denúncia, seja para empresas pequenas ou grandes, é uma tarefa relativamente fácil. Basta uma busca rápida na internet para encontrar fornecedores de todos os tipos. De ouvidorias terceirizadas a 0800 engessados, implementar a ferramenta no ambiente de trabalho é uma tarefa que o Compliance pode resolver rapidamente.

Por outro lado, ter uma ferramenta por si só não garante que relatos serão feitos por parte da equipe, em especial se considerarmos os desafios naturais na hora de denunciar um caso de má conduta. Da mesma forma, também não garante que os processos de apuração de relatos ocorrerão de forma eficiente. Como medir a efetividade de treinamento ou do trabalho da área nesse caso?

Boas práticas de governança corporativa devem partir da seguinte premissa: existe um esforço de incentivo e capacitação das equipes que vai muito além da ferramenta de Canal de Denúncias. Esse sim é um desafio para a área de Compliance, e para o mercado de trabalho como um todo.

Como o compliance pode gerar valor com um canal de denúncias?

Qualquer empresa pode e deve ter um Canal de Denúncias. Existem lideranças movidas pela ideia simplista de cumprir obrigações e burocracias atreladas à implementação do Canal. Nesse caso, a mitigação de riscos à integridade do negócio pode não estar no centro das estratégias do Compliance. 

A virada de chave para efetividade de um programa de Compliance está em avaliar a eficiência dos processos envolvidos e colher os resultados do uso da ferramenta. Para que Canal de Denúncias gere valor, as pessoas que fazem parte da organização precisam, de fato, usá-lo. 

Pense em um serviço de ouvidoria terceirizada. Para dar início ao envio da denúncia, a pessoa colaboradora precisa entrar em contato com uma central de atendimento e relatar algo que testemunhou ou vivenciou. Parece um pouco ultrapassado falar sobre isso no telefone com uma pessoa desconhecida, certo?

Em seguida, então, pense em uma plataforma de Canal de Denúncias oferecida pela empresa - mas que ninguém ouve falar sobre. Ao encontrar o acesso à ferramenta, a pessoa colaboradora encontra uma interface pouco amigável, combinada a uma linguagem pouco acessível.

Em ambos os casos, o fluxo pode deixar dúvidas à pessoa colaboradora, o que cria ainda mais obstáculos na jornada da denúncia - que é naturalmente complexa. Alguns questionamentos muito relevantes não ficam claros:

• Quem recebe o relato do canal de denúncias?

• Tenho proteção contra uma possível retaliação?

• Em quanto tempo terei retorno? 

• Como faço o acompanhamento do caso?

• Quem tem acesso às informações? 

• Onde ficam armazenadas as informações?

• Existe garantia de anonimato? 

• Quem toma as medidas necessárias para apurar e solucionar o caso?

Essas dores têm como reflexo uma baixa taxa de relatos e, consequentemente, a falta de visibilidade de problemas que existem dentro das empresas por parte da área de Compliance. 

Uma cultura de silêncio se consolida, disfarçada de “não temos muitos relatos porque não temos casos de má conduta por aqui”. Está pronta a receita para um ambiente de trabalho tóxico, e é só questão de tempo até que os problemas escalem.

Por que a SafeSpace? 5 motivos para trocar canais tradicionais pela solução

A plataforma da SafeSpace surgiu da necessidade de inovar processos ultrapassados de Compliance, com o uso da tecnologia para facilitar a experiência da pessoa colaboradora na hora de relatar desvios de conduta. 

Falar sobre uma situação de assédio vivenciada ou relatar uma suspeita de fraude em uma área da empresa, por exemplo, são abordagens delicadas. A solução escolhida de Canal de Denúncias deve levar em consideração quem está do outro lado da tela e, dessa forma, oferecer ferramentas que tragam confiança para o processo. 

Do outro lado, a empresa ganha margem para mapear o comportamento das equipes e lidar com eventuais problemas, antes que escalem.

Conheça 5 motivos para trocar o Canal de Denúncias tradicional pela SafeSpace:

1. Diferentes alternativas para o envio de relatos

• Relato anônimo: a pessoa colaboradora tem a opção de não revelar sua identidade na hora de fazer um relato na plataforma. Uma das principais razões pelas quais pessoas não se pronunciam diante de situações de má conduta é o medo de retaliação. Nesse caso, o relato anônimo aparece como alternativa para a questão.

• Relato arquivado: o relato arquivado funciona como um rascunho, que fica registrado com hora e data na plataforma e pode ser acessado apenas pela pessoa colaboradora que o escreveu. 

  Mayra Cotta, fundadora da Veredas e advogada especialista em casos de assédio sexual, fez uma comparação muito interessante entre a funcionalidade e um “diário”. Os relatos arquivados ficam salvos com a data e horário de criação e podem servir como evidências para eventuais investigações. 

• Relato como testemunha: a testemunha assume um papel muito importante diante de casos que apontam um padrão de comportamento. Por isso, na plataforma, a pessoa colaboradora tem a opção de relatar alguma situação que tenha observado, sem necessariamente estar envolvida.

  Em situações de assédio moral, por exemplo, o relato como testemunha consegue trazer a atenção da gestão para uma área específica da empresa, ainda que uma denúncia concreta não tenha sido feita. Dessa forma, a organização dá um passo à frente do problema e consegue mediar possíveis conflitos.

• Connect: o Connect é uma funcionalidade na qual a pessoa colaboradora condiciona o envio do seu relato. Neste caso, só será enviado para o Compliance em conjunto com outra denúncia contra a mesma pessoa.

É uma forma alternativa de proteger as pessoas envolvidas. Além de ajudar a empresa a detectar riscos de forma mais ágil, o envio com Connect serve como opção para contornar o anonimato, o que torna o processo de mediação e/ou investigação mais fácil.

2. Consulta a conteúdos + espaço para dúvidas não identificadas

Durante o fluxo de envio do relato, dentro da plataforma, a pessoa colaboradora pode acessar o guia de conduta da empresa e conteúdos informativos sobre problemas de comportamento. 

Além disso, existe um campo para o envio de dúvidas que podem aparecer diante de um desvio de conduta, como por exemplo: será que determinada situação caracteriza corrupção? É possível presenciar, dentro de uma reunião online, um caso de assédio moral?

3. Implementação da plataforma e treinamentos internos:

Na SafeSpace, após a contratação da ferramenta, a equipe de Sucesso de Clientes realiza onboardings com todas as equipes - desde cargos operacionais até gestão e liderança. Isso faz com que todas as pessoas tenham facilidade ao utilizar os recursos que o Canal oferece, além de entenderem como funciona sua estrutura.

A SafeSpace oferece apoio na realização periódica de treinamentos e comunicações de Compliance, como a produção de materiais de suporte e conteúdos educativos que facilitam a compreensão das políticas internas e incentivam seu cumprimento.

A empresa fornecedora do Canal de Denúncia, de empresas pequenas ou grandes, deve entrar como parceira estratégica na aplicação do programa de Compliance - solucionando dores comuns da área, como medir a efetividade de treinamento. Dessa forma, a ferramenta funciona como peça chave para efetivar uma comunicação clara e acessível entre a área de Compliance e o restante das pessoas colaboradoras.

Dessa forma, as pessoas colaboradoras sentem segurança no preparo das áreas responsáveis para lidar com conflitos, abordar temas delicados e tomar medidas de reparação, quando necessário.

4. Auxílio na divulgação do Código de Conduta e Ética

O Código de Conduta e Ética da empresa tem ligação direta com o bom funcionamento do Canal de Denúncias. O documento delimita as condutas aceitas e valorizadas dentro do ambiente de trabalho, bem como as medidas de responsabilização tomadas quando necessário. 

Quando o documento traz os pilares de Compliance de forma acessível e clara para as pessoas colaboradoras, elas entendem a postura das lideranças em relação ao recebimento de relatos e à proteção contra retaliações. 

Esse esforço é ponto chave na construção da confiança interna e, por isso, nossa equipe de Sucesso de Clientes dá suporte às empresas clientes na estruturação e divulgação do material internamente.

5. Suporte na apuração e resolução de relatos

Clientes da SafeSpace têm acesso a um playbook com um passo a passo completo para seguir durante a apuração e resolução de um caso de má conduta. 

A pressão exercida pelo mercado não dá espaço para que profissionais de Compliance ou outras áreas responsáveis lidem com casos internos de forma ineficiente. Para que a apuração de relatos ocorra de forma imparcial, cuidadosa e assertiva, é preciso direcionar esforços para a capacitação das pessoas administradoras do Canal.

A empresa fornecedora do Canal de Denúncias deve ser aliada do Compliance no dia a dia

Quando o assunto é Canal de Denúncias corporativo, escolher investir em boas práticas de governança corporativa diz muito sobre a seriedade de uma empresa em relação a conduta interna. 

Os impactos de criar um ambiente de trabalho seguro para as equipes são muitos, como medir efetividade de treinamento de Compliance com mais assertividade, reduzir riscos e custos atrelados a problemas de comportamento e melhoria na reputação da empresa diante de stakeholders.

Nosso time de especialistas está pronto para conversar. Agende uma demo e conheça a solução.