Por que a SafeSpace gera confiança no fluxo de denúncias?

Empresas no mundo inteiro usam em sua estratégia de cultura organizacional algum meio de comunicação para relatos internos, como canal de denúncia, ouvidoria, central de atendimento terceirizada, 0800, formulário, e até mesmo e-mail. 

É comum que algumas dessas ferramentas sejam implementadas para que a organização cumpra obrigações de governança corporativa. Entretanto, se o objetivo é apenas este, dificilmente será uma ferramenta efetiva para melhorar a cultura organizacional. O olhar precisa ser mais delicado e estratégico.

Para que este canal seja funcional e traga resultados, as pessoas que fazem parte da organização precisam, de fato, usá-lo. Isso só acontece se os esforços das lideranças para melhorar a cultura organizacional estejam pautados em construir a segurança interna. Tanto a plataforma quanto a área responsável pela apuração dos casos, precisam garantir confiança.

O processo de decisão de uma pessoa colaboradora para relatar má conduta, seja qual for a natureza da denúncia, é naturalmente complexo. Existem obstáculos estruturais e humanos que impedem equipes de quebrarem o silêncio no ambiente de trabalho - e a consequência dessa falta de visibilidade pode chegar a graves danos à reputação da empresa e processos trabalhistas. 

O que significa dizer que um Canal de Denúncia e Escuta é “inovador”?

A proposta de algo inovador é gerar mudanças, fazer algo novo, repensar um produto ou serviço. Para amarrar esse conceito aos modelos tradicionais de canal de denúncia, é importante ter em mente que a existência de uma ferramenta, por si só, não garante que relatos serão feitos, nem que o processo de apuração existirá. A tecnologia entra para otimizar processos e complementar um trabalho - feio de pessoas para pessoas - de incentivo às equipes.

Vamos ilustrar:
Roberto trabalha como Analista de Projetos em uma EdTech - empresa que desenvolve tecnologias para educação. Ele presenciou situações que o fizeram suspeitar que fraudes estavam ocorrendo e tinha provas para sustentar seus argumentos. 

Sua empresa oferece um canal de denúncia tradicional, com um serviço de ouvidoria terceirizada para receber relatos de todos os tipos de má conduta. Não se fala muito sobre a utilidade do canal no ambiente de trabalho, mas ele lembra de ter visto cartazes com um número de 0800 no mural próximo ao elevador do escritório.

Após entrar em contato, entendeu que, caso decidisse abrir um relato, o fluxo funcionaria da seguinte forma: pelo telefone ou chat, ele falaria com uma pessoa atendente, podendo se identificar ou não; então, a central de atendimento passaria o relato para a área de Compliance entre 3 e 7 dias, podendo acontecer ou não uma triagem.

Mesmo com a explicação atenciosa da pessoa atendente da ouvidoria, muitas dúvidas fizeram com que Roberto escolhesse ficar em silêncio. Afinal, não poderia arriscar perder o emprego por retaliação ou criar um mal estar na sua equipe.

Quem receberia o relato dentro da empresa? No caso de retaliação, ele teria algum tipo de proteção? Iria prejudicar a reputação da empresa? Em quanto tempo ele teria retorno da pessoa responsável e como faria esse acompanhamento? Como garantir que estaria em anônimo? Quem mais poderia acessar essas informações?

Quando um software de escuta é inovador, todas as respostas para essas perguntas surgem e, assim, trazem segurança e transparência para o processo de denúncias. Por trás de qualquer plataforma, construir e aprimorar a confiança interna sempre será um trabalho necessário. Para favorecer esse processo, algumas funcionalidades podem tornar o caminho da pessoa relatante amigável, e o trabalho da áreas de RH e Compliance mais efetivo.

Um olhar próximo: conheça o fluxo da SafeSpace

Para quem relata 

Recursos que apoiam o processo de decisão e conscientização: 

Dentro da plataforma, a pessoa colaboradora pode acessar o Guia de Ética e Conduta da empresa, documento voltado para especificar valores da organização e comportamentos esperados naquele ambiente de trabalho. Ali, devem conter  também as medidas a serem tomadas diante de determinadas condutas. 

Além disso, a SafeSpace disponibiliza conteúdos informativos sobre problemas de comportamento diretamente na plataforma, com suas origens estruturais na sociedade e dicas de boas práticas organizacionais. Nossa equipe de Sucesso de Clientes conduz treinamentos internos para as empresas clientes, de acordo com necessidades específicas de cada equipe.

Como um grande objetivo é não deixar lacunas sem resposta, existe um campo para o envio de dúvidas que podem aparecer diante de um desvio de conduta ou uma situação de desconforto. Por exemplo: “será que determinada situação caracteriza corrupção?”, “É possível presenciar, dentro de uma reunião online, um caso de assédio moral?”.

Nesta etapa do fluxo, a pessoa tem a opção de se identificar ou não, bem como anexar arquivos de qualquer formato, que ajudem a ilustrar a informação.

Da abertura ao fechamento do relato:

O envio do relato pode ser feito de diversas maneiras para que atendam a diferentes contextos e inseguranças:

1)  Relato anônimo: A pessoa colaboradora tem a opção de não revelar sua identidade na hora de fazer um relato. Uma das principais razões pelas quais pessoas não se pronunciam diante de situações de má conduta é o medo de retaliação. Nesse caso, o relato anônimo aparece como alternativa para a questão.

2) Relato arquivado: Funciona como um rascunho, que fica registrado na plataforma e pode ser acessado apenas pela pessoa colaboradora que o escreveu. Os relatos arquivados ficam salvos com a data e horário de criação, e podem servir como evidências para eventuais investigações - caso a pessoa escolha enviar.

3) Relato como testemunha: A testemunha assume um papel essencial diante de casos que apontam um padrão de comportamento. Por isso, na plataforma, a pessoa colaboradora tem a opção de relatar alguma situação que tenha observado, sem necessariamente estar envolvida.

4) Connect: A pessoa colaboradora pode deixar seu relato pausado. Neste caso, só será enviado para as áreas responsáveis em conjunto com outra denúncia contra a mesma pessoa. Enviar um relato sob a condição de fazer parte de um padrão é uma forma alternativa de proteger as pessoas envolvidas, e ajudar a empresa a detectar riscos de forma mais ágil.

O que acontece depois da denúncia ter sido feita é de extrema importância para garantir a confiança interna. Por isso, na plataforma da SafeSpace a pessoa colaboradora tem a opção de acompanhar o relato em tempo real, ganhando visibilidade dos passos seguintes. 

Mesmo que a denúncia tenha sido feita em anônimo, o chat em tempo real torna a espera pelo fechamento da denúncia mais humano.

Para a pessoa administradora

Assim como nossa equipe de Sucesso de Clientes conduz treinamentos para as equipes, as pessoas administradoras da plataforma contam com esse serviço para direcionar esforços efetivos na resolução de problemas de comportamento.

As lideranças das empresas têm liberdade para consultar o time de especialistas da SafeSpace sobre boas práticas e solicitar treinamentos específicos para capacitá-los na apuração de casos. Dessa forma, as pessoas colaboradoras sentem segurança no preparo das áreas responsáveis para lidar com conflitos, abordar temas delicados e tomar medidas de reparação, quando necessário.

Os temas disponíveis para essas ativações contemplam Compliance, Ética, Cultura Organizacional, Diversidade e Inclusão. São alguns deles: assédio sexual, corrupção, conflito de interesses, comitês de ética, fenômeno e síndrome da impostora.

A tecnologia como aliada dos processos de Compliance e RH

Pode ser um desafio tornar as ações das áreas de RH e Compliance assertivas quando consideramos a complexidade de gerir comportamentos. O software da SafeSpace traz tecnologia de ponta para colocar a experiência da pessoa usuária em primeiro plano.

Investir em um canal de denúncia e escuta inovador é uma escolha significativa para entender como melhorar a cultura organizacional. Além de mostrar a seriedade das lideranças em relação à conduta interna, ajuda a mitigar riscos à reputação da empresa, aumenta a produtividade e cria um ambiente de trabalho seguro para as equipes. 

Para conhecer a plataforma da SafeSpace, fale com nosso time de especialistas, clique aqui.