A receita para implementar seu primeiro canal de denúncias com sucesso

30 de out.

Passar por problemas e situações difíceis é uma realidade que todas as empresas enfrentam, e uma das chaves para se destacar e ter um crescimento sustentável é saber lidar com essas situações.

Em médias e pequenas empresas, a área de RH costuma ser mais enxuta e os profissionais responsáveis precisam se desdobrar em várias funções para conseguir fazer uma boa gestão de pessoas. É um verdadeiro desafio ter que equilibrar rotinas mais operacionais e processuais com o olhar estratégico que esses profissionais precisam ter.

Ter um canal de denúncias é ter um aliado que facilitará no gerenciamento de problemas e riscos, além de oferecer para as pessoas colaboradoras um espaço seguro e anônimo onde elas podem denunciar situações de má conduta, conflito de interesses ou quebra de algum regimento da empresa.

Confira essa receita prática e rápida de como implementar seu primeiro canal de denúncias sem ter dor de cabeça.

Canal de denúncias: o ingrediente principal

Vamos começar falando do canal de denúncias, o ingrediente principal desta receita. O canal de denúncias é um recurso muito conhecido e utilizado pelas áreas de compliance, mas isso não significa que ele não possa ser utilizado por profissionais de RH, muito pelo contrário.

Em uma empresa que ainda não tem um setor de compliance, cabe à área de recursos humanos cuidar para que denúncias de mau comportamento e quebra das políticas da empresa sejam enviadas e analisadas com segurança.

O uso desse recurso não só coloca a empresa em conformidade com a legislação (já que ter um canal de denúncias é obrigatório para se adequar a algumas leis) como também dá visibilidade aos problemas que estão acontecendo, facilitando o gerenciamento de riscos.

Vamos supor que exista um caso de assédio moral acontecendo na organização. A partir dessa situação temos os possíveis cenários:

O RH não tem conhecimento do que está acontecendo, e a pessoa que está sofrendo parte logo para um processo judicial.
A empresa tem um canal de denúncias e o RH recebeu a denúncia sobre a situação de assédio, mas não sabe como agir, o que pode trazer riscos para a empresa.
A empresa tem o canal de denúncias da SafeSpace, o RH recebeu a denúncia sobre a situação de assédio, não sabia muito bem como seguir com a resolução, mas teve apoio da equipe SafeSpace para conseguir conduzir a situação da melhor forma.

Observando esses possíveis cenários, dá para perceber que o último seria o melhor para uma empresa que tem um time de RH reduzido.

Ter um canal de denúncias é cuidar do capital humano e financeiro da empresa. Você melhora o clima organizacional, oferece segurança e cria uma relação de confiança com as pessoas colaboradoras.

Mas para o recurso funcionar é preciso garantir 100% o anonimato do canal, por isso que ele é uma opção melhor que o Google Forms, por exemplo, você garante o anonimato e ainda recebe os dados de forma organizada, tudo em uma plataforma simples e fácil de utilizar.

Código de conduta e ética: o tempero especial

Documentos e processos são importantes para orientar tomadas de decisões, é importante que a empresa tenha um Código de conduta e ética, assim como as políticas, para ter mais assertividade no uso.

Você não pode esperar comportamentos específicos na sua organização, se você não tem nenhuma política, nenhum manual, nada que mostre para a pessoa colaboradora o que você espera dela no ambiente de trabalho.

É esperado que toda a pessoa colaboradora tenha comportamentos éticos, mas quando a organização é composta por lideranças e profissionais que inspiram esses comportamentos, existe uma grande chance do clima organizacional ser mais saudável e produtivo.

Ter um código de ética e conduta, assim como as demais políticas, é o tempero especial dessa receita de como implementar um canal de denúncias com sucesso, porque esse documento pode servir como um direcionamento na resolução de uma denúncia. Isso porque, em um código de ética e conduta, você coloca o que é esperado e quais são os acordos e possíveis penalizações no caso de quebra deste código.

Então, se você, no seu código de conduta ou política antiassédio, deixou bem claro quais comportamentos não seriam aceitos e quais as punições para cada caso, ao receber uma denúncia envolvendo esses comportamentos, você consegue conduzir o processo de resolução de uma maneira mais fácil e ágil.

Modo de preparo: é hora de implementar

Existem canais de denúncias para todos os perfis de empresa. Entender o perfil em que você se encaixa e como o recurso será utilizado na organização é uma etapa importante para a implementação.

Um canal de denúncias eficiente deve contar com tecnologia e funcionalidades que garantam segurança, usabilidade e inteligência de dados. Optar por uma ferramenta que possua essas características e ainda ofereça um bom suporte para que você consiga utilizá-la ao máximo e desenvolver estratégias eficientes pode ser uma ótima oportunidade.

O que você não pode deixar de avaliar e fazer para implementar um canal de denúncias:

Entenda como está a cultura organizacional da sua empresa.
O primeiro passo para implementar um canal de denúncias é entender como é o clima organizacional na empresa e quais são os principais riscos. Isso vai te ajudar a visualizar o impacto que a ferramenta poderá gerar, além de permitir o mapeamento dos pontos de atenção e expectativas.
Elabore um código de ética e conduta.
Como falamos, ter um código de ética e conduta é o tempero especial desta receita. Criar ou atualizar esses documentos é uma etapa fundamental para a implementação de um canal de denúncias.
Priorize o anonimato e a segurança da informação.
Quando o assunto é canal de denúncias, espera-se que informações sensíveis possam estar envolvidas no processo. Por isso, é tão importante garantir que o processo seja anônimo e os dados, tanto da pessoa que está denunciando quanto da empresa, não vazem e sejam expostos.
Avalie o processo de onboarding.
Essa é uma das etapas mais importantes para a implantação de um canal de denúncia com sucesso. Um onboarding bem estruturado, que conta com o apoio de especialistas para explicar a fundo todas as funcionalidades e processos internos, terá um grande impacto no uso e gestão da plataforma.
Observe as funcionalidades da plataforma.
O que a plataforma vai oferecer para você? Apenas o canal de denúncias ou uma experiência mais completa, como treinamentos e suporte quanto à resolução de casos e elaboração de políticas. Para um primeiro canal de denúncias, faz muito mais sentido escolher uma plataforma onde você terá apoio e acesso a uma base de conhecimento para usar o canal de forma estratégica.

Implementar um canal de denúncias externo é uma ótima forma de reduzir alguns processos internos, como a organização manual de denúncias em planilhas e a classificação manual de cada denúncia para conseguir visualizar os problemas mais recorrentes na empresa.

Dentre alguns motivos para a escolha de um serviço externo estão:

Confiança;
Garantia de anonimato;
Tecnologia;
Segurança de dados e informações.

Garantia de anonimato

Para que isso seja realmente eficaz, é necessário implementar processos tecnológicos e procedimentos que garantam o anonimato de quem utiliza a ferramenta. Ao escolher um canal interno, o risco de falhas nesse aspecto aumenta.

Confiança

Um canal terceirizado fortalece a confiança da equipe ao enviar denúncias. Por ser uma ferramenta desenvolvida por uma empresa externa, a credibilidade do canal aumenta e as pessoas se sentem mais confortáveis para utilizar.

Segurança de dados e informações

A certeza de que os dados serão tratados conforme diretrizes como LGPD é maior ao optar por uma solução externa. Ao contratar uma plataforma, como a SafeSpace, você conta com profissionais capacitados para gerenciar questões de segurança da informação.

Tecnologia

A tecnologia possibilita que os setores responsáveis aprimorem os processos relacionados ao canal de denúncias, tornando-o mais seguro e eficiente. Além disso, boas plataformas estão sempre evoluindo e desenvolvendo novas funcionalidades.

O segredo da receita

Qualquer receita é muito influenciada pelos ingredientes utilizados e pela forma de preparo. Ou seja, uma mesma receita realizada por pessoas diferentes pode alcançar resultados muito destoantes entre si. Escolher o canal de denúncias que você vai utilizar na sua empresa funciona do mesmo jeito que uma receita.

São detalhes como a atenção no onboarding, o serviço de educação da plataforma, a entrega de metodologias diferenciadas e comprovadas, além de um suporte que não te deixa na mão, é o que vai fazer diferença no uso da ferramenta.

Não adianta olhar só para o preço, a qualidade e possibilidades que uma plataforma oferece vão impactar muito no sucesso da sua utilização.

O canal de denúncias da SafeSpace reúne todas as características para a implementação de um canal com sucesso. E o segredo dessa receita é que a gente não te deixa sozinho quando uma dificuldade ou problema aparece.

Você pode ter certeza de que terá o apoio de especialistas e materiais de qualidade para utilizar o canal da forma mais eficiente possível, e ainda contar com uma comunidade de profissionais de RH e Compliance para compartilhar experiências e aprendizados sobre gestão de pessoas.

Converse com um de nossos especialistas para conhecer melhor o nosso canal de denúncias.