Relatos anônimos: 4 formas de transmitir segurança para as equipes
Garantir que o relato anônimo será levado à sério pelas áreas responsáveis pode ser um desafio para a empresa.
Quando o assunto é a eficiência de um canal de denúncia, dar às equipes a opção de enviar relatos anônimos é essencial. O ponto chave, dentro de uma boa prática de compliance e governança corporativa, é contornar obstáculos comuns pelos quais alguém escolhe manter o silêncio diante de casos de má conduta.
Relatos anônimos servem como ferramenta para que empresas quebrem essa cultura de silêncio - que pode representar riscos grandes. Afinal, a ausência ou baixa quantidade de denúncias indica que as pessoas colaboradoras têm medo de relatar o que vêem no ambiente de trabalho.
No entanto, garantir que o anonimato é de fato levado à sério pela organização é um desafio. Apenas a implementação de uma plataforma é insuficiente para transmitir segurança ao processo de envio de relatos.
Em especial, considerando o canal de denúncia de empresas pequenas, a área de Compliance pode encontrar ainda mais dificuldade em comunicar a segurança de relatos enviados anonimamente - uma vez que as áreas são mais próximas, a equipe é mais enxuta e a probabilidade de identidades serem inferidas por contexto ser maior.
De uma perspectiva técnica da SafeSpace: como garantir que o relato anônimo é, de fato, anônimo?
Como premissa básica de Compliance e governança corporativa, um canal de denúncia, de empresas pequenas ou grandes, deve tratar informações de relato com a mesma severidade que trata senhas para ser considerado seguro.
Entendemos e defendemos a importância do anonimato para uma gestão de riscos efetiva. A equipe de tecnologia da SafeSpace construiu a plataforma em cima de sistemas complexos de segurança, nos quais todos os dados fornecidos no canal de denúncia ficam criptografados - isso os torna ilegíveis.
Isso significa que, uma vez que o relato é enviado anonimamente, as pessoas administradoras do canal não têm acesso a qualquer tipo de informação armazenada no sistema. Nem mesmo a SafeSpace, nos bastidores, consegue acessar o que foi criptografado.
A ocorrência e a pessoa acusada são os pontos focais de uma denúncia, e não a identidade da pessoa relatante.
Mesmo com bons argumentos técnicos, o canal de denúncia de empresas pequenas carrega uma dúvida muito comum: “e se for possível inferir minha identidade pelo contexto do relato?”
É importante que se esclareça, entre equipes e áreas responsáveis, que a prioridade da empresa ao implementar a plataforma é ter visibilidade do que acontece internamente - e nunca a pessoa relatante.
Mesmo que seja possível inferir a identidade de uma pessoa colaboradora inserida em um time enxuto, a apuração precisa de outros pontos focais para ser conduzida de forma assertiva: a ocorrência e a pessoa acusada.
Em outras palavras, o código de conduta para empresas pequenas deve comunicar com clareza que a área administradora do canal entende, no caso de relatos anônimos, que a pessoa relatante não deseja expor sua identidade. A denúncia vai ser tratada e apurada dessa forma, sem perder a imparcialidade.
Um programa de Compliance preventivo protege as equipes e a empresa de riscos maiores
Os planos de ação do programa de Compliance e governança corporativa devem partir de uma postura preventiva. Uma estratégia de gestão de riscos que atua apenas como reação à má conduta existente no ambiente de trabalho expõe a organização a custos processuais e danos à reputação. Danos esses muitas vezes irreversíveis em um mercado cada vez mais vigilante.
O cenário ideal é que a discussão sobre um problema venha antes dele. O canal de denúncia, de empresas pequenas ou grandes, deve funcionar para a área responsável como uma ferramenta de direcionamento. Dessa forma, o Compliance pode mapear pontos de atenção internos e otimizar os esforços atrelados a conflitos e problemas de comportamento das pessoas colaboradoras.
A opção de envio de relatos anônimos é uma carta na manga estratégica para a área neste sentido, uma vez que contorna obstáculos atrelados ao silêncio de pessoas colaboradoras diante de casos de má conduta, como o medo de retaliação ou de “trair o time”.
Mostre que a empresa está de portas abertas para receber relatos de má conduta - sejam eles identificados ou anônimos.
4 formas de garantir para as equipes que suas identidades estão seguras no relato anônimo
Incentivar equipes a relatarem má conduta internamente é um desafio. Mas agora que já entendemos a problemática de mantermos culturas de silêncio dentro das empresas, alguns passos podem tornar a comunicação do programa de Compliance mais eficiente. Separamos 4 práticas para atribuir segurança e confiança à opção de envio anônimo no canal de denúncias:
Deixe claro para as equipes como funciona o canal de denúncias
O código de conduta, para empresas pequenas ou grandes, tem ligação direta com o uso do canal de denúncias. Isso acontece porque o documento define os comportamentos aceitos e valorizados dentro daquele ambiente de trabalho.
A partir dele, as pessoas colaboradoras têm compreensão da postura das lideranças em relação à apuração de relatos, à proteção contra retaliação e às medidas de responsabilização tomadas, quando necessário.
Por isso, todas as regras de funcionamento do canal de denúncias da empresa devem ser descritas detalhadamente no documento - cada etapa e prazo atrelados ao processo de apuração e quais as áreas responsáveis pela administração.
Lembre-se: quando as equipes são enxutas e têm um maior nível de contato no dia a dia de trabalho, muitas vezes, o desconforto em relatar problemas de comportamento é ainda maior.
O código de conduta para empresas pequenas é uma excelente ferramenta para demonstrar que a empresa incentiva as equipes a relatarem o que vêem.
Crie uma cultura de escuta ativa
Ter visibilidade do que acontece entre os times em termos de conduta é muito valioso para a empresa. Se o Compliance quer mitigar riscos com problemas de comportamento que escalam, precisa deixar claro que a área valoriza e incentiva o esforço de uma pessoa colaboradora em relatar má conduta - mesmo sem revelar sua identidade.
No dia a dia, em momentos de troca com os times, as lideranças devem conversar abertamente sobre a existência do canal de denúncias. Dessa forma, a empresa mostra que as portas estão abertas para o envio de denúncias e que não tolera nenhum tipo de retaliação.
Escolha um canal de denúncias que priorize a experiência da pessoa colaboradora
Por trás de qualquer plataforma, existe um trabalho de construção da confiança interna. Mas algumas funcionalidades tornam a jornada da pessoa relatante mais amigável e aumentam a qualidade (e quantidade) dos relatos enviados para a área responsável.
A plataforma da SafeSpace usa tecnologia de ponta para priorizar a usabilidade e a comunicação acessível. Além da possibilidade de relatos anônimos, os materiais de suporte e o acompanhamento em tempo real do andamento das denúncias ajudam a atribuir segurança ao processo.
Invista em treinamentos voltados para a apuração de casos
Mostrar seriedade e capacitação para lidar com as denúncias que chegam pelo canal é uma das formas mais eficazes de construir confiança. Por isso, a área de Compliance deve passar por treinamentos voltados para o processo de apuração de relatos.
Neste caso, devem ser incluídas boas práticas para apurar relatos enviados de forma anônima também. Desde o recebimento até a finalização, é importante que as pessoas administradoras saibam lidar com o anonimato sem perder a imparcialidade e a eficiência.
Isso mostra às equipes que a organização direciona esforços para criar uma cultura verdadeiramente segura.
O anonimato serve para contornar culturas de silêncio
O anonimato é uma ferramenta muito poderosa para ganhar real visibilidade do que acontece entre as pessoas colaboradoras. Mas ainda sim, é essencial que a cultura da empresa atribua segurança ao processo de denúncias.Uma cultura verdadeiramente segura e de confiança depende da comunicação do programa de Compliance com o resto da empresa, seja em times enxutos ou grandes. Só assim, a área consegue assumir uma postura preventiva na gestão de riscos.
Com soluções ao alcance das lideranças para tornar seus trabalhos mais assertivos, é certo: não há mais espaço para culturas de silêncio.
