Encontro SafeComunidade: 5 lições sobre canal de denúncias
A 4ª edição do Conversas seguras, que aconteceu no dia 20/03/2025, foi um evento produzido pela SafeComunidade com o objetivo de aproximar profissionais de RH e compliance que lidam diariamente com a gestão do canal de denúncias, construção de políticas e comitês como ética e diversidade.
O evento teve a participação da Carolina Turbiani, especialista em compliance no Grupo OLX, que contou um pouco sobre como foi o processo de implementação do canal de denúncias, quais as mudanças e estratégias foram usadas para criar a credibilidade do canal e ter mais eficiência no processo de apuração de denúncias.
O evento abordou pontos como:
Confiança no canal de denúncias;
A importância da humanização no processo de apuração;
O impacto de ter políticas e processos bem definidos.
Com base em toda a troca de ideias e experiências que rolou no evento, podemos destacar 5 lições que você precisa saber sobre o canal de denúncias, para conseguir implementar de forma eficiente, assim como a OLX conseguiu em parceria com a SafeSpace.
Continue lendo o artigo para saber mais.
O que você precisa saber sobre canal de denúncias e comitê de ética?
O canal de denúncias é uma ferramenta que auxilia muito na gestão de riscos da empresa quando ele é bem implementado. Existem muitas empresas que possuem o canal de denúncias, mas não querem que ele seja utilizado, seja por medo de não saber como lidar com as denúncias ou por não querer colocar esforços em resolver um problema latente da organização.
Mas a verdade é que não ter visibilidade do problema é um risco enorme para a empresa. Quando a organização não oferece um espaço seguro para que colaboradores possam fazer suas denúncias sobre mau comportamento ou quebra das políticas da empresa, ela corre o risco desses problemas se agravarem e as consequências podem ser bem sérias.
Com a atualização da NR-1, as empresas precisarão ter mais cuidado com a saúde mental e bem-estar da pessoa colaboradora. Nesse cenário, o canal de denúncias facilita o mapeamento, a prevenção e a resolução de casos de má conduta que impactam o bem-estar da equipe e a cultura organizacional.
Quando falamos de um canal eficiente, são detalhes como a atenção no onboarding, o serviço de educação da plataforma, a entrega de metodologias diferenciadas e comprovadas, além de um suporte que não te deixa na mão, que vão fazer a diferença no uso da ferramenta.
Durante o encontro, a Carolina apontou o quanto a SafeSpace é muito mais do que um fornecedor e sim um parceiro estratégico na construção de um ambiente ético na OLX. Isso mostra que ter ferramentas que te ajudam de fato a lidar com um problema pode te fazer ter mais sucesso com as iniciativas.
1. A importância da divulgação e treinamento contínuos
A comunicação constante sobre o canal de denúncias é essencial para manter o tema relevante e acessível aos colaboradores. Quando essa comunicação não acontece, isso pode levar ao esquecimento do canal, resultando em relatos somente em situações de crise.
A área de compliance e RH deve se esforçar para lembrar continuamente os colaboradores sobre a existência do canal de denúncias e a sua relevância na empresa.
A OLX obteve sucesso ao promover o canal de denúncias por meio de treinamentos regulares, comunicação interna eficaz e presença constante em diversos canais de comunicação da empresa.
Uma das ações que contribuiu para esse marco foi ter adotado uma abordagem proativa, realizando treinamentos em diferentes momentos do ano, e não apenas em datas específicas. Os treinamentos foram disponibilizados em diversos formatos, como lives no Workplace (plataforma de comunicação interna) e gravações para acesso posterior.
A recorrência dos treinamentos e da comunicação sobre o canal de denúncias é considerada fundamental, principalmente nos casos em que há sempre a entrada de novos colaboradores.
2. Humanização do processo de apuração
É muito importante que as pessoas envolvidas na apuração de uma denúncia tenham um perfil humanizado, com empatia e escuta ativa ao lidar com os relatos. Isso destaca a necessidade de tratar os denunciantes com respeito e cuidado, criando um ambiente seguro para que se sintam à vontade para relatar preocupações.
A parceria OLX e SafeSpace trabalhou muito na humanização do canal de denúncia, mostrando que existem pessoas reais trabalhando na plataforma, e não somente robôs. Gabriel Silva, coordenador da área de sucesso de cliente da SafeSpace, enfatiza a necessidade de “personificar” o canal, apresentando os administradores para criar proximidade e humanizar o processo.
Atitudes de acolhimento e a demonstração de humanidade são fundamentais para a construção da confiança e incentivar os colaboradores a utilizar o canal de denúncias.
Veja alguns momentos do evento!
3. Construção de confiança ao longo do tempo
Para ter sucesso na implementação de um canal de denúncias, a construção da confiança é algo indispensável. Se as pessoas não confiam na empresa e nos processos, elas não vão querer falar sobre os problemas e, se você não identifica e soluciona o problema, você fica vulnerável a riscos.
A existência de um canal de denúncias eficaz e de um comitê de ética atuante transmite aos colaboradores a mensagem de que a empresa se preocupa com seu bem-estar e está disposta a agir para proteger seus funcionários. Por isso, agir com transparência é fundamental, com informações detalhadas sobre o processo de apuração disponíveis no código de conduta e nas políticas da empresa.
Segundo a Carolina, a confiança no canal de denúncias na OLX foi construída gradualmente, com uma diminuição significativa nos relatos anônimos e um aumento na qualidade das denúncias ao longo dos anos. O que reforça a importância de um processo consistente e transparente para ganhar a confiança dos colaboradores.
4. É preciso ter políticas e processos claros
A implementação de um canal de denúncias eficaz exige políticas e processos bem definidos e atualizados, garantindo transparência e segurança para os colaboradores. A OLX, por exemplo, estabeleceu políticas claras de apuração de relatos e um regimento para o comitê de compliance, disponibilizando esses documentos aos funcionários.
Além disso, a empresa atualizou seu código de conduta, que estava desatualizado desde 2021, para refletir as mudanças na organização e na cultura. Essa atualização foi acompanhada de uma campanha de comunicação abrangente, com vídeos da alta liderança e reforço do canal de ética como um espaço seguro para relatar irregularidades.
A SafeSpace, em parceria com clientes como a OLX, desenvolveu materiais e orientações para auxiliar os profissionais responsáveis pela gestão do canal de denúncias, reconhecendo a importância de um processo de apuração estruturado e imparcial.
Quer ficar por dentro das mudanças relacionadas à cultura e à saúde mental? Entre na SafeComunidade e tenha acesso a eventos, treinamentos e materiais sobre prevenção de assédio, apuração de relatos e templates para políticas.
5. Adaptação da comunicação a diferentes canais
A eficácia de um canal de denúncias depende da sua acessibilidade e da clareza da mensagem transmitida. Para garantir que todos os colaboradores estejam cientes da existência e da importância do canal, é fundamental adotar uma abordagem de comunicação multifacetada. Para isso, você pode utilizar diferentes canais, como:
O canal de comunicação da empresa (Slack, Teams, etc.);
Treinamentos presenciais e online;
QR codes em banheiros;
Cartilhas em lugares estratégicos da empresa.
Essa variedade de canais garante que a mensagem sobre o canal de denúncias alcance todos os públicos, independentemente de suas preferências ou hábitos de comunicação. Ao utilizar uma combinação de plataformas digitais, interações presenciais e até mesmo espaços privados, a empresa demonstra um compromisso em garantir que todos tenham acesso à informação e se sintam seguros para relatar irregularidades.
Quer entender como tornar o ambiente de trabalho mais saudável e assim aumentar a produtividade e o engajamento das pessoas colaboradoras da sua empresa? Acompanhe as nossas redes sociais e confira os nossos conteúdos!
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