Compliance trabalhista: guia definitivo
O compliance trabalhista engloba as políticas, condutas e práticas corporativas que visam garantir que uma organização esteja em conformidade com leis, acordos e convenções coletivas profissionais.
Seu principal objetivo é assegurar que todos os aspectos relacionados ao trabalho estejam dentro da legalidade. Desde o recrutamento e seleção das pessoas colaboradoras, passando pelas suas relações cotidianas com a companhia, até o momento de um eventual desligamento, tudo deve ser observado pelo time de compliance.
Além disso, a gestão de riscos de compliance no trabalho também tem como objetivo evitar prejuízos financeiros e reputacionais, melhorar a imagem da empresa perante o mercado e agregar mais credibilidade e transparência nas suas relações com stakeholders.
Esses fatores são fundamentais para a manutenção da cultura e dos valores corporativos do negócio, impactando diretamente o clima organizacional e, consequentemente, o engajamento e retenção da equipe.
Para alcançar esses benefícios, é preciso ter conhecimento aprofundado das leis que regulamentam questões trabalhistas, compreender os principais desafios e tendências na área, assim como adotar práticas de aprimoramento contínuo.
Neste artigo, você encontrará um guia completo sobre o tema, abordando todos os seus aspectos relevantes. Acompanhe e otimize as boas práticas de conformidade em conjunto com o setor de recursos humanosda sua companhia.
Quais leis regulamentam o compliance trabalhista?
Embora não haja nenhuma lei específica que defina o que é compliance trabalhista em sua totalidade, suas responsabilidades e formas de implementação, ele está intrinsecamente ligado a todo o arcabouço legal que regula as relações de trabalho.
Desenvolver um programa ético e jurídico de conformidade em uma organização requer uma compreensão profunda das determinações legais relacionadas ao tema.
Além da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), existem outras normas complementares que exigem atenção especial do setor. Essas normas podem abranger uma variedade de áreas, desde a segurança no trabalho até a proteção dos direitos dos trabalhadores
As principais são:
Lei da Reforma Trabalhista
A Lei 13.467, conhecida como Reforma Trabalhista, foi promulgada em 2017 e trouxe mudanças significativas para a CLT. Seu principal objetivo foi modernizar a legislação, garantindo negociações mais flexíveis entre profissionais e empresas.
No âmbito da conformidade, os profissionais responsáveis pelo compliance trabalhista devem atender às novas demandas normativas do mercado, garantindo que todas as determinações sejam cumpridas e que os direitos das partes sejam preservados.
Lei Anticorrupção
A Lei 12.846, de 1º de agosto de 2013, é considerada como um marco da expansão do compliance trabalhista no país. Seu principal avanço foi possibilitar a responsabilização objetiva das pessoas jurídicas por atos de corrupção na companhia.
Conhecida como Lei Anticorrupção, ela detalha as condutas consideradas lesivas à administração pública, tanto nacional quanto estrangeira, e as sanções penais, cíveis e administrativas aplicáveis. Ater-se a essa legislação, portanto, é essencial para evitar práticas ilegais na empresa.
Lei da Terceirização
Também de 2017, a Lei 13.429 promove a terceirização do trabalho em qualquer âmbito dos negócios. Ela estabelece novas obrigações para organizações que contratam serviços terceirizados, com o objetivo de regular e proteger quem é contratado.
Toda organização que lida com terceirizados deve estar em conformidade com a Lei da Terceirização, uma vez que ela abrange o compliance trabalhista em sua totalidade.
Isso inclui a descrição das categorias de negócios que podem prestar os serviços, os requisitos a serem atendidos, responsabilidades legais, entre outros aspectos.
Lei da Lavagem de Dinheiro
Por sua vez, a Lei nº 9.613 de 1998 trata sobre os crimes que tipificam a conduta de ocultação e lavagem de dinheiro, valores e bens que são provenientes de infrações penais, seja de maneira direta ou indireta.
Este dispositivo legal tem a função de coibir todo ato de ocultação ou dissimulação de eventual origem ilícita de bens.
É papel do compliance trabalhista prevenir essas condutas, especialmente em relação aos sócios que investem capital no negócio, a fim de que não existam riscos de caracterização de lavagem.
Lei da Proteção de Dados (LGPD)
Desde 2018, a Lei nº 13.709 exige que as empresas tenham políticas de proteção e privacidade de dados, ofereçam treinamentos para fortalecer a cultura de segurança da informação e adotem medidas adequadas para evitar vazamentos de registros e outros incidentes relacionados a informações e registros pessoais.
Pautar as políticas de compliance trabalhista na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também é de suma importância. Afinal, as corporações têm responsabilidade jurídica sobre os dados pessoais das pessoas colaboradoras ao longo de toda a sua jornada dentro da empresa.
Principais desafios do Compliance
Ao compreender o papel que o compliance trabalhista desempenha, torna-se evidente o quão necessário ele é para o gerenciamento de riscos no âmbito operacional e da administração de pessoas.
Entretanto, implementar um programa de conformidade pode não ser o suficiente. Acima de tudo, cabe aos profissionais da área garantir sua eficiência, enfrentando desafios comuns e problemas que podem ser empecilho para sua implementação efetiva.
Veja quais são e como superá-los:
Ter uma boa gestão de riscos
A gestão de riscos é a primeira etapa na implementação do compliance trabalhista. Seu foco é minimizar as chances de a empresa sofrer com prejuízos e danos à imagem decorrentes de multas, sanções e processos trabalhistas, identificando áreas de adequação e oportunidades de melhorias para se adequar à legislação.
Contudo, 85% das organizações têm dificuldades em identificar, avaliar e monitorar aspectos regulatórios e de conformidade, conforme revelado pela pesquisa “Maturidade do Compliance no Brasil”, feita pela KPMG.
Ela ainda revela que só 60% dos negócios têm um inventário regulatório bem estabelecido e monitorado. Além disso, menos de 49% deles não possuem processos eficientes de due diligence (diligência prévia) para terceiros. Negligenciar os riscos legais abre espaço para problemas maiores.
Para superar esses desafios, é imprescindível:
Mapear todos os processos organizacionais e as leis que regem cada atividade;
Estabelecer diretrizes de conduta;
Monitorar as normas trabalhistas constantemente.
Falhas no monitoramento
Considerando os pontos mencionados anteriormente, fica claro que o trabalho do compliance trabalhista é contínuo.
Além de combater irregularidades,seu papel também é preventivo. Uma gestão eficiente de riscos requer monitoramento constante, o que impacta diretamente a adesão das pessoas colaboradoras às normas de condutas estabelecidas.
Se o monitoramento falhar, o programa de compliance perde a sua relevância e efetividade. Como resultado, abre-se espaço para o risco de a organização não estar em conformidade com as leis e regulamentações.
O melhor caminho para que esse tipo de problema não ocorra é a realização de auditorias e avaliações periódicas por parte do setor, que devem abranger não apenas as políticas de gestão de riscos, mas também o cumprimento do código de conduta e ética.
Cumprimento do código de conduta e ética
O código de conduta e ética é essencial para as empresas, pois orienta o comportamento das pessoas colaboradoras, assegura a conformidade legal das suas ações, define responsabilidades e contribui para a promoção de uma cultura organizacional mais segura e saudável.
Sua importância é tão significativa no âmbito do compliance trabalhista que 71% das organizações brasileiras já têm um código de ética bem definido, segundo um levantamento do Instituto Brasileiro de Ética nos Negócios.
O mesmo estudo sugere que esse documento funciona como uma extensão do contrato de trabalho, como uma “cláusula adicional”, estabelecendo direitos e deveres recíprocos entre a equipe e a organização.
Apesar do aumento na implementação do código de conduta, muitas companhias ainda o consideram uma mera formalidade.
A falta de um monitoramento eficiente, ou mesmo falhas no processo, resultam no não cumprimento das diretrizes estabelecidas no código. Dessa forma, seu uso e aplicação é menos consistente.
Embora a conscientização sobre a importância do código de conduta não seja mais um grande desafio para o setor de compliance, garantir o seu devido cumprimento continua sendo uma tarefa desafiadora.
Um exemplo da discrepância entre a formalização de diretrizes e a falta de ações efetivas para que elas sejam cumpridas está na ausência de implementação de canais de denúncias.
De acordo com a pesquisa mencionada anteriormente, cerca de 70% das empresas com um código de ética possuem canais de denúncia. Isso significa que não há mecanismos para recebimento de denúncias sobre desvios em relação ao código, o que diminui a capacidade de se tomar medidas concretas com base nos princípios éticos definidos pela organização.
Canal de denúncias ineficaz
Um estudo realizado pela KPMG demonstra que o uso de canais de denúncias está em crescimento no país. Segundo a pesquisa “Canal de denúncias no Brasil”, 79% das corporações contam com uma ferramenta desse tipo.
Entre as empresas que não usam canal, a baixa maturidade de compliance é apontado como o principal motivo. Contudo, o fortalecimento da cultura de conformidade foi destacado como um dos principais benefícios desta ferramenta para 28% das empresas que a implementaram.
A crescente adesão ao recurso demonstra que a preocupação com a ética corporativa e o bem-estar das pessoas colaboradoras é uma tendência no mercado. Isso não ocorre por acaso. Um software seguro e eficiente proporciona mais segurança à equipe, permitindo que irregularidades e desvios de conduta sejam reportados, aumentando a visibilidade de riscos e a capacidade de prevenção.
A partir da análise dos relatos, o compliance consegue:
Prestar apoio às vítimas;
Entender melhor a realidade organizacional;
Promover melhorias para fortalecer a cultura de conformidade;
Aumentar a credibilidade das suas ações.
Para que o canal de denúncias seja eficaz, ele deve garantir a segurança das pessoas denunciantes, preservando seu anonimato e de todas as partes envolvidas. Essa é uma forma de evitar retaliação e influências externas sobre as investigações.
Além disso, o time deve ser conscientizado sobre a importância do canal, por meio de treinamentos, palestras e outras ações que reforcem o engajamento com a ferramenta Além disso, é necessário demonstrar como a ferramenta gera resultados, garantindo que toda informação será apurada com seriedade e rapidez.
Ações como essas contribuem para a criação de um ambiente no qual as pessoas colaboradoras se sintam encorajadas a relatar quaisquer violações éticas ou condutas inadequadas.
3 tendências do compliance para 2023
A legislação que rege as relações de trabalho está em constante evolução. Essas mudanças influenciam diretamente as prioridades do compliance trabalhista nas empresas.
Para proporcionar benefícios reais à organização, como a redução de ações trabalhistas, a melhoria da imagem de marca e a promoção de um ambiente positivo e seguro, é essencial que o setor esteja alinhado às mais atuais demandas jurídicas e de mercado.
Nesse sentido, é necessário ressaltar alguns marcos legais recentes que terão um impacto significativo nas políticas de conformidade das empresas em 2023.
São eles:
1. Prevenção de ilícitos
Em 2022, o Decreto Nº 11.129 revogou outros instrumentos que regulamentavam a Lei Anticorrupção e passou a dispor sobre sua aplicação. Essa atualização resultou em uma ampliação do escopo dos atos considerados lesivos e no estabelecimento de punições mais severas.
Além disso, a nova regulamentação incentiva a manutenção de uma cultura de integridade. Isso reforça o papel do compliance trabalhista nas empresas, que agora deve ter um escopo de atuação mais amplo, indo além da mera prevenção de ilícitos e se concentrando na disseminação de valores e práticas éticas corporativas.
2. Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA)
Todas as empresas com mais de 20 pessoas colaboradoras devem estar em conformidade com a Lei nº 14.457, que entrou em vigor em março de 2022 e visa promover a inserção das mulheres no mercado de trabalho. Uma das principais alterações trazidas pela lei diz respeito ao papel da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA).
A partir da entrada em vigor do dispositivo, ela passa a se chamar “Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio” e prevê a inclusão de regras de conduta relacionadas à prevenção e combate ao assédio, a realização de palestras e treinamentos sobre o tema, e a obrigatoriedade do canal de denúncia, entre outras ações que refletem o compromisso em promover um ambiente de trabalho seguro.
3. Proteção e segurança de dados
As multas e sanções da LGPD começaram a ser aplicadas em agosto de 2021. Por ser uma lei que entrou recentemente em vigor, as empresas ainda têm dificuldades em se adequar a ela. No entanto, é essencial que o Compliance dê atenção especial ao tema, já que há risco financeiro envolvido.
Em primeiro lugar, o setor deve conduzir uma análise interna detalhada dos processos e operações, identificando eventuais lacunas ou áreas de risco relacionadas à proteção de dados pessoais.
Feito isso, é necessário implementar políticas alinhadas aos requisitos da LGPD. Isso inclui a definição de diretrizes claras sobre como coletar, armazenar, processar e compartilhar informações pessoais, garantindo sua segurança e privacidade.
Além disso, o compliance é responsável por promover a conscientização e o treinamento das pessoas colaboradoras em relação às práticas adequadas de proteção de dados.
Isso inclui orientações sobre como:
Lidar com solicitações dos titulares;
Obter consentimento adequado do usuário;
Responder a incidentes de segurança ou violações.
Como otimizar o compliance na empresa?
Agora que você já está familiarizado com as principais leis que regulamentam o compliance trabalhista, os desafios mais significativos associados a ele e as tendências atuais do setor, também é importante considerar as boas práticas para otimizá-lo na sua empresa. A seguir, destacamos algumas: :
Mapeie os riscos trabalhistas
O primeiro passo para aprimorar as políticas de conformidade é mapear todos os riscos aos quais a organização está exposta, tanto interna quanto externamente. Essa análise deve ser a mais detalhada possível, levando em consideração todas as leis que regem as atividades e o segmento de atuação da empresa.
Esse mapeamento possibilita uma gestão de riscos mais efetiva, pois suas conclusões não apenas permitem identificar os problemas existentes, mas também ajudam a antecipar possíveis problemas de conformidade. Dessa forma, o compliance trabalhista consegue atuar estrategicamente, mitigando e eliminando eventuais ameaças.
Desenvolva um código de conduta e ética bem estruturado
Após identificar os principais riscos, o próximo passo para garantir a eficácia do programa de compliance é elaborar um código de conduta bem estruturado. O ideal é não focar apenas na mitigação das ameaças mapeadas,mas também considerar e disseminar o perfil, a cultura e os valores da empresa.
O documento deve ser claro e acessível para toda a equipe, pois suas diretrizes servem como guia para os valores adotados no negócio, garantindo o cumprimento das normas e das leis. Além disso, o código precisa incluir as sanções para os casos de inconformidades. Certifique-se de apresentá-lo ao público externo de stakeholders.
Realize treinamentos com a equipe
Uma vez estabelecidas as diretrizes, condutas e normas a serem seguidas pela equipe, o próximo passo é assegurar que as pessoas colaboradoras estejam preparadas para atender às premissas do compliance trabalhista.
Para isso, é essencial que haja colaboração com outros setores, especialmente junto ao RH. O objetivo é promover ações de treinamento e capacitação para os departamentos internos.
Isso ajudará a reforçar os princípios éticos da empresa entre o time, desenvolver as habilidades esperadas entre os profissionais e demonstrar como agir em situações de não conformidade.
Faça monitoramentos continuamente
A implementação e o desenvolvimento do compliance trabalhista dependem do monitoramento contínuo e eficaz. Afinal, eles dizem respeito às condutas observadas entre a equipe e à conformidade dos processos cotidianos no no ambiente de trabalho.
Esse acompanhamento assegura que todo o time está aderindo ao código de conduta. Ele também permite investigar e aplicar as devidas sanções em caso de irregularidades.
Além disso, o monitoramento também serve para confirmar se os riscos mapeados inicialmente estão sendo evitados, se há gargalos a serem corrigidos ou novas oportunidades de melhorias.
Tenha um canal de denúncias confiável
Implementar um bom canal de denúncias é imprescindível para identificar, investigar e prevenir condutas que possam comprometer a conformidade, a legalidade e a segurança no local de trabalho.
Esse tipo de plataforma deve ser prática, intuitiva e permitir o anonimato, de modo que as pessoas colaboradoras se sintam incentivadas a utilizá-la. Somado a isso, toda a gestão de informações deve ser confidencial e preservar informações sensíveis sobre pessoas e sobre a empresa.
Isso é essencial para que qualquer apuração ocorra de maneira eficiente e segura, de modo que seja possível aplicar as medidas adequadas de maneira coerente e alinhada ao código de conduta e à legislação.
Conte com um canal de denúncias intuitivo, capaz de centralizar todas as informações e evidências e de fornecer insights estratégicos para direcionar suas iniciativas de prevenção e resolução da má conduta no trabalho.
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