Boas práticas para implementação de Canal de Denúncias
Optar por uma solução inovadora de software de Canal de Denúncias é um passo importante para colocar a transparência como pilar do negócio.
A implementação da ferramenta de Canal de Denúncias nas empresas pode parecer, para muitas pessoas, um passo puramente burocrático. Nessa mesma lógica, também pode parecer uma tarefa complicada, atrelada apenas a demandas do programa de Compliance - para empresas pequenas, médias ou grandes.
Optar por uma solução inovadora para a ferramenta, como um software de Canal de Denúncias, é um passo importante para colocar a transparência como pilar do negócio - elemento chave para o sucesso do negócio, em termos de Compliance e governança corporativa.
No entanto, existem alguns caminhos possíveis a serem seguidos no momento de implementação. Alguns deles podem direcionar o sucesso da ferramenta no ambiente de trabalho. Ou o fracasso.
Boas práticas de governança corporativa nesta etapa são essenciais para que as lideranças garantam um bom uso e aproveitamento do Canal de Denúncias. Neste artigo, vamos falar sobre algumas delas. Boa leitura!
A porta de entrada do Canal de Denúncias deve ser estratégia do Compliance
A lógica pela qual a implementação do Canal de Denúncias assume um papel tão importante no sucesso da ferramenta é simples - mas não é óbvia para todas as empresas. Como qualquer decisão ou mudança interna, esta etapa deve envolver estratégias que visem o retorno para o programa de Compliance.
Batemos muito na tecla de que a solução do Canal de Denúncias, por si só, não funciona. Afinal, lidar com problemas de conduta e conflitos no ambiente de trabalho não pode ser uma tarefa mecânica, puramente tecnológica.
Pense bem: o primeiro e mais crucial fator para mensurar a eficiência do Canal de Denúncias é garantir que a área responsável receba relatos. Mas, por trás da decisão de denunciar um desvio de conduta no ambiente de trabalho, uma pessoa colaboradora enfrenta obstáculos delicados e naturalmente complexos.
“Uma implementação eficiente, reforça o comprometimento da alta liderança com a imparcialidade, a política de não retaliação e a confidencialidade.”
Tanto a plataforma escolhida para fornecimento do Canal de Denúncias, quanto a área interna responsável pela apuração dos casos, precisam garantir confiança. A etapa de implementação deve cumprir a função de apresentar a ferramenta como solução acessível a todas as equipes, introduzindo e incentivando práticas atreladas ao uso da ferramenta.
Dessa forma, todas as pessoas têm mais facilidade ao utilizar os recursos que o canal oferece, além de terem clareza de como funciona sua estrutura. A depender da forma como é conduzido o processo de onboarding, a empresa ganha uma chance valiosa de mostrar sua seriedade diante de problemas de comportamento no ambiente de trabalho e da segurança das equipes.
Uma implementação eficiente, combinada a um plano de comunicação de diretrizes de Compliance e governança corporativa, reforça o comprometimento da alta liderança com a imparcialidade, a política de não retaliação e a confidencialidade das informações relatadas.
O fracasso de um Canal de Denúncias, nessa lógica, é o fortalecimento de uma cultura de silêncio. Nesse caso, o programa de Compliance, para empresas pequenas, médias e grandes, não tem visibilidade do que acontece entre as equipes. Isso expõe a empresa a riscos de reputação e altos custos com possíveis processos.
O que nos leva a questionar a real eficiência de modelos mais tradicionais da ferramenta e seus modos de implementação - que falham em transmitir confiança e a capacidade de resolver conflitos às pessoas colaboradoras por parte da empresa.
O processo de onboarding é uma chance valiosa da empresa mostrar sua seriedade diante de problemas de comportamento.
Boas práticas para a implementação do Canal de Denúncias
Busque o engajamento de pessoas-chave na empresa
Todo ambiente de trabalho tem pessoas-chave em todas as áreas. Essas pessoas não necessariamente ocupam cargos de liderança, mas desempenham um papel decisivo de influenciar e incentivar comportamentos de colegas.
Essas são as pessoas que o programa de Compliance, para empresas pequenas, médias ou grandes, deve buscar se aliar no momento de implementação do Canal de Denúncias em uma organização.
Lembre-se: é importante contar com muitas mãos para construir uma cultura de confiança. Isso vai ser essencial para que as equipes, de fato, busquem a ferramenta do Canal de Denúncias para relatar problemas de conduta no dia a dia.
Documente as etapas atreladas ao funcionamento do Canal de Denúncia
Garantir que todas as pessoas colaboradoras sabem onde encontrar - e o que vão encontrar - no código de conduta está entre as boas práticas de governança corporativa às quais lideranças precisam se atentar.
A partir dele, as pessoas colaboradoras têm compreensão da postura das lideranças em relação à apuração de relatos, à proteção contra retaliação e às medidas de responsabilização tomadas, quando necessário.
Se conduzido de forma estratégica, em termos de Compliance e governança corporativa, a implementação do Canal de Denúncia se torna um espaço para que sejam comunicadas as regras de funcionamento do Canal de denúncias.
Cada etapa e prazo atrelados ao processo de apuração e quais as áreas responsáveis pela administração devem estar claros para as equipes. Esse esforço é essencial para demonstrar que a empresa incentiva as pessoas colaboradoras a relatarem o que vêem no dia a dia, e está capacitada para lidar com casos de diferentes naturezas.
Escolha uma empresa fornecedora de Canal de Denúncias que dê suporte na implementação
O Canal de Denúncias assume um papel que vai muito além de uma ferramenta para o envio de relatos de má conduta. Por esse motivo, a escolha e contratação da solução exige um olhar criterioso.
Uma empresa fornecedora de Canal de Denúncias pode ser uma aliada valiosa do programa de Compliance, ou apenas uma fornecedora.
Além de todas as funcionalidades que a plataforma precisa oferecer para transmitir confiança ao processo de abertura de relatos, ao oferecer serviços adicionais, uma solução de Canal de Denúncias pode ajudar empresas a integrar um ambiente de conformidade de forma mais natural.
A empresa fornecedora da plataforma, como parceira estratégica na aplicação do programa de integridade, deve reconhecer e dar suporte às empresas na hora de implementar a ferramenta.
Empresas que destinam recursos para contratar soluções inovadoras têm mais visibilidade do retorno que seus investimentos em governança corporativa trazem.
O Canal de Denúncias precisa transmitir a seriedade do seu programa de Compliance
E tudo começa na implementação
O programa de Compliance nada mais é do que uma construção diária de culturas íntegras. Mas gerir comportamentos e construir um ambiente de segurança é um desafio para a área de Compliance.
Por isso, cada vez mais, é preciso avaliar com atenção as opções de soluções de Canais de Denúncia disponíveis no mercado. Empresas que buscam parcerias estratégicas e destinam recursos para contratar soluções inovadoras têm mais visibilidade do retorno que seus investimentos em governança corporativa trazem.
Aliando o trabalho humano à tecnologia, o Canal de Denúncias é um pilar essencial na criação de ambientes de trabalho cada vez mais seguros e bem sucedidos. É hora de escolher uma solução completa para caminhar junto ao seu programa de Compliance.
