Canal de Denúncia e Escuta: o que torna a ferramenta eficiente para as empresas?

Se procurarmos a palavra “eficiência” no dicionário, encontramos o seguinte significado:  “capacidade de realizar uma tarefa de modo eficaz e produzir um ótimo rendimento.”

Agora, se pensarmos no canal de denúncia de uma empresa, o que configura essa eficiência? Alguns fatores são cruciais para que essa ferramenta traga bons resultados para o programa de Compliance. O primeiro e mais básico deles é garantir que a área, de fato, receba relatos. 

Para isso, é importante que pilares de Compliance estejam consolidados entre todas as equipes da empresa, de modo que fique claro o posicionamento da organização em relação a desvios de conduta. Essa construção envolve diferentes esforços da área, a longo prazo.

No mercado atual, os profissionais de Compliance e Recursos Humanos têm o desafio de escolher entre uma variedade de softwares de canal de denúncia. Neste artigo, entenda como uma solução robusta vai além da plataforma para suprir a demanda atual das organizações no combate a problemas de comportamento.

Ferramenta ou solução? Entenda o trabalho que complementa a tecnologia, de ponta a ponta

A ferramenta da SafeSpace foi pensada, de ponta a ponta, para garantir a melhor usabilidade e experiência das pessoas usuárias na plataforma. 

A tecnologia assume um papel essencial nesse objetivo, uma vez que traz assertividade para os processos da área. No entanto, lidar com pessoas e seus problemas de comportamento no ambiente de trabalho não pode ser uma tarefa mecânica.

Atribuir confiança e segurança ao canal de denúncias de uma empresa é um trabalho que exige esforços para além de um software. Com o debate sobre desvios de conduta cada vez mais em destaque, um programa de Compliance só ganha eficiência se a área estiver capacitada para incentivar, acolher e apurar relatos.

Ferramenta:

A usabilidade de uma plataforma de canal de denúncia e escuta precisa considerar quem está do outro lado da tela e entender a jornada da pessoa usuária.

Relatar uma situação de assédio vivenciada ou falar sobre uma suspeita de fraude em uma área da empresa, por exemplo, são abordagens naturalmente delicadas. Todo o processo, desde o primeiro login na plataforma até o acompanhamento de um relato aberto, precisa de uma comunicação didática, clara e não punitivista.

Isso garante à pessoa usuária uma experiência mais amigável ao manifestar casos delicados de má conduta. Além disso, mostra que a empresa encoraja esse movimento por parte das equipes e busca torná-lo menos desafiador.

Algumas features são estratégicas - e fazem toda a diferença - para contornar obstáculos comuns durante o processo de decisão de abertura de relato. Alguns exemplos são a possibilidade de anonimato, o chat em tempo real e o relato arquivado (ou rascunho).

Solução:

A ideia de solução começa quando a organização consegue resolver problemas e dores específicas que chegam por meio do canal. O programa de Compliance precisa criar confiança e segurança entre as pessoas dentro da empresa para, então, atribuir eficiência ao canal de denúncia e escuta interno.

Implementação do software:

O momento da implementação do software é um ponto de partida relevante para que os pilares de Compliance se disseminem por outras áreas da organização. Esse é o momento de apresentar a ferramenta como solução acessível a todas as equipes, introduzindo e incentivando práticas atreladas ao canal de denúncia.

Na SafeSpace, após a contratação da ferramenta, a equipe de Sucesso de Clientes realiza onboardings com todas as equipes - desde cargos operacionais até gestão e liderança. Isso faz com que todas as pessoas tenham facilidade ao utilizar os recursos que o canal oferece, além de entenderem como funciona sua estrutura.

Nesta etapa, vale destacar o comprometimento da organização com a confidencialidade das informações. A tecnologia do software entra como um argumento seguro nesse sentido, uma vez que atua como um terceiro elemento imparcial na relação entre empresa e pessoa colaboradora.

Treinamentos e ativações:

Para dar sequência ao trabalho, são desenvolvidos e apresentados treinamentos periódicos para as equipes clientes. Aqui, a ideia é fomentar a reflexão sobre problemas de comportamento e abrir um espaço de diálogo transparente no ambiente de trabalho. O catálogo de treinamentos está em constante mudança, conforme demanda das empresas clientes. Alguns deles são:

• Verdades e mentiras sobre assédio;

• Corrupção no ambiente de trabalho;

• Conflito de interesses;

• Desconstruindo o fenômeno da impostora;

• Como ser uma pessoa aliada à luta LGBTQIA+;

• Cultura de Feedback;

Muitas vezes, é um desafio identificar certos comportamentos problemáticos no ambiente corporativo e, principalmente, lidar com eles de forma adequada. É aqui que um treinamento bem elaborado pode ajudar. 

Esse processo assume o papel de educar as partes envolvidas (pessoas colaboradoras e pessoas administradoras do canal) sobre desvios de conduta e as melhores práticas para lidar com cada um deles. 

Essa troca é essencial para que temas delicados sejam trazidos para um contexto mais próximo, de identificação.

Auxílio no desenvolvimento e divulgação do Código de Ética

Na SafeSpace, defendemos que um canal de denúncia e escuta eficiente tem ligação direta com o Código de Conduta e Ética da empresa. Isso acontece porque o documento delimita as condutas aceitas e valorizadas dentro do ambiente de trabalho, bem como as medidas de responsabilização tomadas quando necessário. As duas ferramentas são complementares e funcionam como um guia de comportamentos a serem seguidos naquele espaço.

Quando o documento traz os pilares de Compliance de forma acessível e clara para as pessoas colaboradoras, elas entendem a postura das lideranças em relação ao recebimento de relatos e à proteção contra retaliações. Esse esforço é ponto chave na construção da confiança interna.

Por isso, nossa equipe de Sucesso de Clientes ajuda organizações na estruturação e divulgação desse material internamente.Em conversa com o nosso time, a Marina Croce, deputy CEO da Webedia Brasil, contou um pouco sobre os resultados:

Assertividade e eficiência como pilares do Compliance

É interessante pensar parte do Compliance sob a ótica de Gestão de Comportamentos. A forma como profissionais de Ética se responsabilizam pelo cumprimento de regras e procedimentos internos define condutas que devem ou não ser encorajadas no ambiente de trabalho.

Empresas são feitas de pessoas e, naturalmente, os processos da área devem acompanhar as demandas de uma sociedade que, cada vez mais, prioriza a segurança psicológica. Portanto, para que um software de canal de denúncia e escuta seja considerado eficiente, deve trazer soluções humanas. 

Fale com o nosso time de especialistas e conheça a SafeSpace.