Como incentivar sua equipe a relatar má conduta no trabalho?

Estratégias organizacionais assertivas: este é o resultado que o uso da tecnologia trouxe para o ambiente de trabalho. E é claro que empresas que desejam se destacar acompanham esse movimento. 

Ao mesmo tempo, outro fator de inovação tem impulsionado o mercado de trabalho: uma alta demanda social que pressiona empresas a combaterem problemas de comportamento de forma ativa - e buscarem soluções que ajudem no processo.

Como resposta, as organizações passaram a investir em softwares de canal de denúncia e escuta internos.

A contratação dessas ferramentas para abertura de relatos e denúncias de má conduta tem alguns imperativos por trás. As motivações incluem a preocupação com a reputação da empresa, a construção de uma cultura organizacional que atraia e retenha talentos, uma gestão de riscos efetiva pelo programa de Compliance… 

Mas implementar um canal não é garantia de que essas estratégias irão funcionar. A eficiência do canal depende da integração de outros esforços. Isso significa levar em consideração as inseguranças e obstáculos estruturais pelos quais muitas pessoas escolhem o silêncio diante de casos de mau comportamento.

Tecnologia para processos cada vez mais humanos

Uma ferramenta, por si só, não traz resultados. As equipes precisam da garantia de que aquele canal é um espaço seguro e transparente, em que seus relatos serão apurados com seriedade. Além disso, também não dá suporte e insumos para que a Gestão de Pessoas lidem com os casos de forma assertiva. 

Ao mesmo tempo, práticas tradicionais e pouco acessíveis por parte do Compliance tornam o diálogo com as equipes distante. Hoje, empresas ainda insistem em dar treinamentos longos, baseados em políticas e regulamentações, sem trazer cenários de identificação para quem assiste. Quando a conversa sobre conduta no ambiente de trabalho parece mais uma burocracia obrigatória, dificilmente será produtiva.

Como consequência, as lideranças perdem visibilidade dos problemas de comportamento. E assim, uma cultura de silêncio se consolida, disfarçada de “não temos muitos relatos porque não temos casos de má conduta por aqui”. 

Aqui, está pronta a receita para um ambiente de trabalho tóxico, e é só questão de tempo até que os problemas escalem.

Dizer que empresas são feitas por pessoas pode até parecer clichê, mas é uma premissa inquestionável. Um canal de denúncias precisa apresentar recursos e funcionalidades que tornem a experiência das pessoas usuárias mais completa - e precisa conversar com uma estratégia organizacional de incentivo aos relatos. Só assim a ferramenta trará eficiência ao programa de Compliance.

Estratégias para incentivar o uso do canal de denúncias

Um bom caminho para atribuir segurança ao processo de abertura de relatos e denúncias é combinar estratégias refinadas de Compliance (razão) a estratégias de comunicação (emoção).

• Invista em treinamentos voltados para a apuração de casos: 

Mostrar seriedade e preparo para lidar com uma situação de má conduta é uma das formas mais eficazes de construir confiança. 

As pessoas administradoras do canal de denúncias devem passar por treinamentos, com o objetivo de direcionar esforços na resolução de todos os tipos de problemas de comportamento.

Essa é uma estratégia que defendemos e vemos gerar resultados positivos na prática com clientes que usam o canal da SafeSpace. Empresas parceiras têm liberdade para consultar um time de especialistas e solicitar treinamentos específicos para capacitá-los na apuração de casos.

Dessa forma, as pessoas colaboradoras que Gestão e Liderança têm preparo para lidar com conflitos, abordar temas delicados e tomar medidas de reparação, quando necessário.

• Torne a divulgação do Código de Ética e Conduta algo constante:

O Código de Ética e Conduta serve como uma bússola em direção aos valores da empresa, que dita os comportamentos aceitos e valorizados dentro daquele ambiente de trabalho.

Um uso efetivo do canal de denúncias tem ligação direta com o acesso a esse documento, uma vez que facilita a compreensão das equipes a respeito da cultura organizacional. 

Essa compreensão inclui a postura das lideranças em relação à apuração de relatos, à proteção contra retaliação e às medidas de responsabilização tomadas, quando necessário. Esses fatores vão ser cruciais para que uma pessoa sinta segurança em relatar um caso de assédio que vivenciou, por exemplo. 

Por isso, no documento, as políticas da empresa devem ser definidas e comunicadas de forma acessível entre as equipes. Atente-se à linguagem usada para garantir esse ponto de contato.

O resultado desse esforço é a garantia de que as pessoas passarão pelos processos atrelados ao canal de denúncias com mais clareza. 

• Crie uma cultura que valoriza relatos:

Ter visibilidade de um determinado problema de comportamento pode ser muito valioso para a empresa. Em adição a isso, o processo de decisão por trás daquele relato também pode ser muito delicado para a pessoa colaboradora.

No dia a dia, em momentos de troca com os times, as lideranças devem reforçar a importância do envio de relatos. Incentivar e conversar abertamente sobre a existência do canal de denúncias e escuta mostra que a organização está de portas abertas para ouvir o que as equipes têm a dizer.

• Adicione abordagens de identificação ao treinamento de Compliance

Associar o treinamento de Compliance a cenários reais, comuns do ambiente de trabalho, faz com que as pessoas colaboradoras consigam aplicar os aprendizados em seus próprios contextos.

As pessoas sentem mais segurança em reportar casos de má conduta quando percebem que aquela situação pode ser recorrente. Sempre existe o receio em ser a única ou a primeira pessoa a levantar a mão. 

Usar cases de outras empresas e histórias motivacionais, como o movimento #metoo por exemplo, é uma forma eficaz de criar identificação e encorajar equipes a se manifestarem - em especial, se essa reflexão é trazida pela própria liderança.

Portas abertas para receber relatos têm resultados positivos

Construir uma imagem de integridade e fortalecer a reputação da empresa é um trabalho a longo prazo. Para isso, é importante que os esforços sejam sustentados pelas lideranças, que passam o exemplo adiante. Uma frase que aparece bastante por aqui: o tom deve vir do topo.

Aliar a tecnologia à ferramenta de canal de denúncia e escuta traz assertividade para os processos e ajuda a contornar obstáculos complexos que podem aparecer na hora de falar sobre má conduta. Organizações inovadoras, que escolhem estar à frente dos desvios de conduta, devem priorizar sempre a transparência na comunicação.

Assim, quando todas as pessoas trabalham com uma compreensão clara do programa de Compliance, as chances de violações ocorrerem são menores. Ambientes realmente seguros permitem que suas equipes realizem suas tarefas sem maiores preocupações com desvios éticos no dia a dia.