7 coisas que a sua equipe pode fazer na plataforma da SafeSpace

A demanda por canais de escuta dentro de empresas é cada vez mais latente. Embora a implementação tenha como objetivo garantir o cumprimento das normas e boas práticas de governança corporativa, é importante destacar que a ferramenta por si só não garante que relatos serão feitos, nem que o processo de apuração existirá. Existe um trabalho de incentivo às equipes que vai muito além da abertura de um canal.

Qualquer empresa pode ter um 0800 ou um canal de escuta. Por que o modelo tradicional não funciona?

Vamos pensar em um canal de denúncia tradicional, com um serviço de ouvidoria terceirizada. A pessoa colaboradora precisa entrar em contato com uma central de atendimento para relatar algo que testemunhou ou vivenciou. A partir daí, essa denúncia leva de 3 a 7 dias para chegar à área de Compliance da empresa, podendo passar ou não por uma triagem.

Sendo assim, o fluxo deixa inúmeras dúvidas à pessoa colaboradora, criando ainda mais obstáculos na jornada - que é naturalmente complexa. Alguns questionamentos muito relevantes no processo de decisão que antecede o relato não ficam claros:

• Quem recebe o relato?

• Tenho proteção contra uma possível retaliação?

• Em quanto tempo terei retorno? 

• Como faço o acompanhamento do caso?

• Quem tem acesso às informações? 

• Onde ficam armazenadas as informações?

• Existe garantia de anonimato? 

• Quem toma as medidas necessárias para apurar e solucionar o caso?

Essas dores têm como reflexo uma baixa taxa de relatos. Assim, gera-se uma falta de visibilidade de problemas que existem dentro das empresas por parte das áreas de Compliance e Recursos Humanos. O resultado é um cenário propício para uma cultura organizacional problemática e pouco confiável.

Mudanças efetivas de conduta no ambiente de trabalho exigem o fortalecimento da imagem corporativa com pilares de transparência, segurança e integridade. Empresas inovadoras, que investem em canais de escuta com foco na pessoa usuária, estão um passo à frente da concorrência neste sentido. 

Processos são mecânicos, pessoas não

A plataforma da SafeSpace surgiu da necessidade de inovar nos processos de Compliance, com o uso da tecnologia para facilitar a experiência da pessoa colaboradora na hora de relatar desvios de conduta. Do outro lado, a empresa ganha margem para mapear o comportamento das equipes e lidar com eventuais problemas, antes que escalem.

Falar sobre uma situação de assédio vivenciada ou relatar uma suspeita de fraude em uma área da empresa, por exemplo, são abordagens delicadas. Uma solução de canal de escuta deve levar em consideração quem está do outro lado da tela e, dessa forma, oferecer ferramentas que tragam confiança para o processo. 

Pensando nisso, conheça algumas coisas que a sua equipe pode fazer na plataforma da SafeSpace:

Relato anônimo

A pessoa colaboradora tem a opção de não revelar sua identidade na hora de fazer um relato na plataforma. Uma das principais razões pelas quais pessoas não se pronunciam diante de situações de má conduta é o medo de retaliação. Nesse caso, o relato anônimo aparece como alternativa para a questão.

Além de incentivar o uso do canal, a possibilidade de anonimato abre espaço para feedbacks mais honestos sobre o ambiente de trabalho e reduz a pressão sobre perfis mais introvertidos e tímidos.

Relato arquivado

O relato arquivado funciona como um rascunho, que fica registrado na plataforma e pode ser acessado apenas pela pessoa colaboradora que o escreveu. 

Mayra Cotta, fundadora da Veredas e advogada especialista em casos de assédio sexual, fez uma comparação muito interessante entre a funcionalidade e um “diário”. Os relatos arquivados ficam salvos com a data e horário de criação e podem servir como evidências para eventuais investigações. 

Relato como testemunha

A testemunha assume um papel muito importante diante de casos que apontam um padrão de comportamento. Por isso, na plataforma, a pessoa colaboradora tem a opção de relatar alguma situação que tenha observado, sem necessariamente estar envolvida.

Em situações de assédio moral, por exemplo, o relato como testemunha consegue trazer a atenção da gestão para uma área específica da empresa, ainda que uma denúncia concreta não tenha sido feita. Dessa forma, a organização dá um passo à frente do problema e consegue mediar possíveis conflitos.

Connect

O Connect é uma funcionalidade na qual a pessoa colaboradora escolhe deixar seu relato pausado. Neste caso, só será enviado para o Compliance em conjunto com  outra denúncia contra a mesma pessoa.

Enviar um relato sob a condição de fazer parte de um padrão é uma forma alternativa de proteger as pessoas envolvidas. Além de ajudar a empresa a detectar riscos de forma mais ágil, o envio com Connect serve como opção para contornar o anonimato, o que torna o processo de mediação e/ou investigação mais fácil.

Chat em tempo real

O acompanhamento de um relato enviado é essencial. É muito importante para a credibilidade do processo que a pessoa colaboradora tenha visibilidade dos passos seguintes. Assim, ela se prepara para receber um retorno dentro de um período determinado, de acordo com o caso.

Além de garantir que as informações passadas estão em um ambiente de confiança, a pessoa envolvida consegue tirar dúvidas por meio de um processo humanizado: existe alguém tomando as devidas providências do outro lado da tela.

A ferramenta funciona também para denúncias feitas anonimamente.

Consulta a Conteúdos + Espaço para Dúvidas

Durante o fluxo de envio do relato, dentro da plataforma, a pessoa colaboradora pode acessar o guia de conduta da empresa e conteúdos informativos sobre problemas de comportamento. 

Além disso, existe um campo para o envio de dúvidas que podem aparecer diante de um desvio de conduta, como por exemplo: será que determinada situação caracteriza corrupção? É possível presenciar, dentro de uma reunião online, um caso de assédio moral?

A importância de assumir uma postura proativa

Escolher investir em canais de escuta inovadores diz muito sobre a cultura de uma empresa e sua seriedade em relação a conduta interna. Os impactos vão além de mitigar riscos e criar um ambiente de trabalho seguro para as equipes, refletindo na relação com stakeholders e no sucesso do negócio como um todo.

A plataforma da SafeSpace tem fácil implementação e conta com um time de especialistas para dar suporte em todo o processo de treinamento. Agende uma demo e conheça a solução.