Como a plataforma da SafeSpace ajuda o Compliance na resolução de relatos

Garantir um ambiente de trabalho seguro e saudável se tornou uma das pautas mais discutidas em empresas do mundo todo. As mudanças, como a novas exigências das pessoas colaboradoras e a necessidade de se mostrar mais transparente e consciente diante da sociedade podem explicar essa tendência. O objetivo é que, por meio dele, seja possível escutar os problemas internos e assim, implementar ações efetivas para garantir um ambiente mais saudável e inclusivo.

Contra fatos, não há argumentos: pesquisas conduzidas em 2022 apontam para Canais de Denúncia e escuta como a ferramenta mais eficaz, em termos de compliance e governança corporativa, para garantir visibilidade de desvios de conduta no ambiente de trabalho. Empresas que oferecem um canal de denúncias para a sua equipe e outros stakeholders, já estão um passo à frente para a construção de uma cultura mais ética e inclusiva. 

Mas o que acontece depois que o canal foi implementado e a empresa começa a receber relatos de situações de má conduta? A pressão exercida pelo mercado não dá espaço para que profissionais de Compliance ou outras áreas responsáveis lidem com casos internos de forma ineficiente. Para que a apuração de relatos ocorra de forma imparcial, cuidadosa e assertiva, é preciso direcionar esforços para a capacitação das pessoas administradoras do Canal.

Devido à importância e à natureza delicada de situações de má conduta, o processo deve ser conduzido com atenção, mas é preciso atribuir agilidade e eficiência ao processo. Cada relato interno de má conduta representa um risco organizacional que as empresas devem estar equipadas para mitigar.  Essa preocupação tem se tornado cada vez mais latente dentro das organizações, fazendo com que as áreas de Compliance e Recursos Humanos busquem tornar os seus processos de apuração mais robustos. 

Clientes da SafeSpace têm acesso a um Playbook com um passo a passo completo para seguir durante a apuração e resolução de um caso de má conduta. Quer ter acesso ao material e trazer mais assertividade ao seu processo de apuração? Fale com nosso time de especialistas.

Não é cliente da SafeSpace ainda? Não se preocupe. Nosso time de especialistas selecionou 4 boas práticas recomendadas em nosso Playbook que vão te ajudar na resolução dos relatos da sua empresa: 

Construa um Código de Conduta eficiente

É crucial para a eficiência de uma apuração que todas as partes envolvidas entendam bem o conteúdo do código de conduta da empresa. No documento, as regras e políticas de consequências aplicáveis devem estar definidas de forma clara e fácil de compreender. Dessa forma, o código serve como um parâmetro dos valores da empresa ed o que é esperado em termos de cultura corporativa.

Além dos valores, também devem ser comunicadas quais são as etapas e os procedimentos da apuração interna. A confidencialidade e a não retaliação devem ser enfatizadas durante todo o processo como fatores inegociáveis para a empresa.

Recomendamos que o código fique disposto em um local acessível para todas as pessoas , se possível no mesmo lugar que a pessoa usar para fazer um relato. 

Defina as etapas de resolução 

Antes de começar o processo de resolução do caso, vale analisar qual caminho deve ser seguido para melhor apurar o relato. 

Por exemplo, você pode:

• Avaliar o grau de urgência do relato para definir se sua apuração deve se tornar prioridade, ou se ele pode seguir o procedimento padrão de ordem

• Levantar informações iniciais como quem são as pessoas envolvidas e qual é o tipo de conduta denunciada;

• Identificar a possibilidade de conflitos de interesse no caso de alguma pessoa do Comitê de Ética ser citada no relato ou trabalhar na mesma área da pessoa relatada.

Mantenha uma comunicação transparente

Um dos pilares mais importantes para uma apuração de sucesso é criar um espaço de troca saudável com a pessoa que enviou o relato para que ela se sinta segura e acolhida. É muito provável que a pessoa esteja nervosa, com medo e precise se sentir acolhida dentro da organização. Para tornar esse momento o menos desgastante possível, a pessoa responsável pela resolução do caso pode criar uma regra de comunicação, por exemplo, fazer um alinhamento a cada 3 dias. 

Dessa forma, é possível informá-la sobre atualizações e perguntar como ela está se sentindo a fim de evitar que ela se sinta abandonada (esse é um dos sentimentos mais comuns durante o processo de apuração). Dar ouvidos e apoio de forma genuína é essencial, dessa forma a pessoa também se sentirá confortável para trocar informações com quem está encarregado de resolver seu caso. 

Também é de extrema importância que a pessoa que enviou o relato saiba que as informações fornecidas são confidenciais e apenas serão compartilhadas com pessoas que estão realmente autorizadas a participar do processo de investigação e resolução.  

Colete informações de forma segura

Administrar relatos não é uma tarefa fácil e requer muita dedicação e estrutura. Um processo de apuração concreto só é possível com evidências relevantes, por meio de informações coletadas ao longo da investigação. E ninguém melhor para fornecer essas informações do que as pessoas que vivenciaram condutas inadequadas.

A fim de coletar informações relevantes para a resolução de um caso, é preciso ter atenção aos detalhes, entrevistar as pessoas envolvidas de forma simples e direta e realizar anotações detalhadas sobre as respostas. Preste atenção em inconsistências na fala, falta de esclarecimento ou qualquer outra evidência adicional que possa surgir durante a entrevista. 

Para que o contato com essas pessoas seja realizado de forma clara e segura, nosso canal conta com um chat de acompanhamento interno para acessar respostas em tempo real, sendo o relato anônimo ou identificado. Por meio deste chat, é possível iniciar a conversa com quem enviou o relato, entender como essa pessoa se sente em relação ao ocorrido e criar um ambiente em que ela saiba que está sendo escutada, o que gera mais confiança. E para ajudar a não perder nenhuma conversa, a plataforma dispara notificações em tempo real assim que qualquer relato ou mensagem é recebida, diminuindo o tempo de apuração e resolução.

Resolução eficiente e cultura organizacional no centro

Vale lembrar que existem exemplos de gestão de conflitos que abrem espaço para questionar a veracidade de algumas denúncias. Porém, ao contratar uma solução de canal de denúncia, deve estar claro o foco central: mapear e combater problemas de conduta no ambiente de trabalho. 

Isso significa que boas práticas de Compliance e governança corporativa devem direcionar esforços para apurar, de forma assertiva e ética, todo e qualquer relato enviado. O foco deve ser as condutas relatadas, suas ocorrências e de que forma elas refletem a cultura organizacional da empresa - não as pessoas relatantes.

Para acessar o material completo com outras dicas que te auxiliarão na apuração de relatos, fale com um especialista da nossa equipe.