Como funciona o onboarding do Canal de Escuta da SafeSpace
O processo de onboarding é essencial para que novas ferramentas sejam introduzidas de forma efetiva no dia a dia das equipes em ambientes de trabalho. No programa de Compliance, para empresas pequenas, médias e grandes, não é diferente quando o assunto é a implementação de um software.
Em especial, quando falamos da sensibilidade que envolve o Canal de Escuta e seu uso por parte das equipes - tanto para pessoas colaboradoras, quanto para a área de compliance - o onboarding assume um papel ainda mais relevante.
Entretanto, quando aliado a boas práticas de governança corporativa, o processo envolve a conscientização e a educação das pessoas diante das diretrizes estabelecidas pelo Compliance, o que gera uma alta taxa de engajamento na ferramenta. Por isso, na SafeSpace, o onboarding da plataforma ganha uma atenção especial do time de Sucesso de Clientes.
Neste artigo, entenda como funciona nosso onboarding, e porque o processo traz eficiência para um bom uso da ferramenta. Boa leitura!
O que torna o Canal de Escuta da SafeSpace eficiente?
A ferramenta da SafeSpace foi projetada para garantir plena usabilidade e uma experiência positiva das pessoas usuárias na plataforma.
É a tecnologia que assume um papel essencial nesse objetivo, uma vez que traz funcionalidades inovadoras que garantem assertividade para os processos de Compliance e governança corporativa. No entanto, lidar com pessoas e desvios de conduta não pode ser uma tarefa mecânica.
Construir, no dia a dia de trabalho, segurança psicológica atrelada ao uso do Canal de Escuta exige esforços para além de um software. Um programa de Compliance - para empresas pequenas, médias ou grandes - só ganha eficiência se a área estiver capacitada para incentivar, acolher e apurar relatos.
E, claro, um software de Canal de Escuta só recebe relatos de forma ativa quando seus recursos e funcionalidades conversam com boas práticas de governança corporativa, incentivo e educação das pessoas colaboradoras.
Por isso, o momento de onboarding do software de Canal de Escuta é vital para que os esforços de Compliance e governança se disseminem por outras áreas da organização. Esse é o momento de apresentar a ferramenta como solução acessível a todas as equipes, introduzindo e incentivando boas práticas atreladas ao uso da ferramenta.
Na SafeSpace, após a contratação da ferramenta, a equipe de Sucesso de Clientes realiza um onboarding com todas as áreas da empresa - desde cargos operacionais até gestão e alta liderança. O onboarding também é feito com a área administradora do Canal de Escuta, a fim de capacitar as pessoas responsáveis.
A depender da forma como é conduzido o processo, a empresa ganha uma chance valiosa de mostrar seriedade diante de problemas de comportamento no ambiente de trabalho e da segurança das equipes. Essa é a hora de reforçar o comprometimento da alta liderança com a imparcialidade, a política de não retaliação e a confidencialidade das informações relatadas.
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O processo de onboarding da SafeSpace
Onboarding de pessoas colaboradoras
Essa etapa é a mais importante de todas. A área de compliance pode implementar uma ferramenta boa, aprender a usar mas caso não eduque as pessoas colaboradoras a fazer um bom uso, não causará nenhuma mudança na cultura organizacional.
Desde o primeiro contato com a plataforma do Canal de Escuta, é essencial que fique claro para as equipes o que pode ser relatado.
Existem comportamentos no ambiente de trabalho considerados inadequados ou que devem estar no radar das lideranças para que não escalem para problemas maiores - e muitas vezes, quem vivencia essas situações pode não conseguir identificar. Para esses casos, a comunicação pode ser a diferença
O tom de voz acolhedor e acessível da SafeSpace busca romper obstáculos no processo de abertura de relatos. Nosso time de especialistas leva clareza às pessoas colaboradoras em relação a tópicos como:
Quais condutas são consideradas inadequadas no ambiente de trabalho;
Os de comportamentos inadequados no dia a dia, a nível individual e organizacional;
A importância de relatar casos que vivenciou ou presenciou, de forma identificada ou não;
A garantia do anonimato, quando escolhida esta opção;
Como funciona o processo de envio, acompanhamento e conclusão de relatos;
Quem são as pessoas administradoras do Canal de Escuta e do Comitê de Ética na empresa.
Em termos práticos, nosso time de especialistas passa por tópicos e temas que não são comumente abordados no dia a dia das organizações. Essa prática é sempre bem recebida porque nota-se que existem muitas dúvidas acerca dessas pautas. Desmistificá-las gera ainda mais valor ao programa de compliance.
Apresentar a ferramenta e o mudo de uso é o foco secundário no processo de implementação. Quando as dúvidas e interações com as pessoas colaboradoras surgem, fica evidente que o uso da ferramenta pode ser intuitivo mas os momentos em que se deve usá-la não.
Após o entendimento das possibilidades de uso é que abordamos, em termos práticos, como relatar.Existem algumas formas possíveis de envio de relato, que buscam atender diferentes desafios e necessidades - como o anonimato e o Connect. Além disso, ressaltamos nosso espaço exclusivo de aprendizagem, o local da plataforma em que oferecemos conteúdos explicativos e uma área para envio de dúvidas.
Onboarding de pessoas administradoras do Canal de Escuta
Ao pensarmos no onboarding das pessoas que vão administrar o Canal de Escuta da empresa, uma palavra deve estar no centro: capacitação.
Nosso time de Sucesso de Clientes entende e reforça a importância de capacitar profissionais para lidar com relatos de diferentes naturezas, sem buscar abordagens punitivistas.
Novamente, ensinar o uso prático do canal não é suficiente. Algumas questões precisam ser levadas e respondidas como: o que fazer ao receber um relato? Como acolher e conversar com vítimas de assédio e outros desvios de conduta? Como usar os dados do SafeReport, nosso dashboard para rastrear padrões problemáticos de comportamento?
Direcionamentos como esses, e mais alguns levantados por nós, calibram as abordagens usadas pela área de compliance e tornam o uso da ferramenta muito mais eficiente e essa afirmação não é exagero.
Ao apresentar as funcionalidades da plataforma, falamos, por exemplo, do dashboard. Mas de que adianta entregarmos resultados completos com dados específicos sobre determinadas áreas se as pessoas que receberão o relatório não sabem ao certo com o que estão lidando?
É também no momento do onboarding que reforçam o comprometimento com as empresas contratantes. No dia a dia, oferecemos suporte no processo de mediação de conflitos e acesso ao guia de resolução de relatos.
Uma das etapas mais importantes da implementação é a educação acerca de boas práticas de governança corporativa atreladas à atividade do Canal, como:
Interpretação de relatos: todos serão interpretados como verdadeiros, até que se prove o contrário;
Devolutivas: todo relato terá um retorno, independente do caminho a ser seguido para a resolução;
Operacionalização: relatos recebidos devem ser abertos e lidos em locais seguros com acesso restrito.
Após as conversas iniciais, lideranças da área responsável pelo Canal recebem insumos para que a divulgação interna da ferramenta seja feita de forma criativa, eficaz e recorrente.
Uma cultura de Compliance se constrói com a conscientização das equipes
Os processos da área de Compliance e governança corporativa devem acompanhar as demandas de uma sociedade que, cada vez mais, está de olho na conduta ética das empresas. Portanto, para que um software de Canal de Escuta ganhe eficiência no dia a dia, deve trazer soluções humanas.
Para que as organizações colham os resultados de seus esforços e investimentos, a atenção ao onboarding das equipes colaboradoras e administradoras do Canal de Escuta tem um papel estratégico - garantindo um bom proveito, qualitativo e quantitativo, da ferramenta.
Conte com quem entende do assunto. Conheça a solução da SafeSpace.
