Estrutura de compliance: por que um canal de denúncias deve ser o primeiro passo para construir a sua

A estrutura de compliance de uma empresa contempla o conjunto de processos, ferramentas, documentos e normas que regem a atuação organizacional. Seu objetivo é assegurar que a instituição atue em conformidade com as leis e regulamentações de seu setor e, ao mesmo tempo, cumpra um papel social positivo.

Para cumprir com essa missão, o setor de Compliance deve adotar ferramentas para simplificar demandas, automatizar tarefas e transformar processos burocráticos em operações mais simples e eficazes.

Neste contexto, o canal de denúncias surge como um recurso fundamental para identificar pontos de melhoria e combater fraudes e desvios de conduta, participando da construção de um ambiente organizacional ético e transparente. 

Ao permitir o registro de relatos de forma anônima e segura, a ferramenta combate a cultura do silêncio e dá visibilidade para que o Compliance atue de forma eficiente, otimizando todo o processo de apuração e resolução de inconformidades.

A seguir, o artigo vai tratar dos passos fundamentais para construir a estrutura de compliance.

4 passos fundamentais para construir a estrutura de compliance da sua empresa

Para definir a estrutura de compliance, uma empresa deve executar 4 etapas que visam a coleta de informações estratégicas: o mapeamento de riscos em sua operação, a formação do compliance, o debate sobre normas e a definição de regras internas.

Veja a seguir, em detalhes, como essas 4 etapas devem ser desenvolvidas e qual o resultado esperado em cada uma delas:

Mapeamento de riscos

Se o programa de compliance pretende reduzir irregularidades, o primeiro passo é mapear as origens dos problemas e a probabilidade de ocorrência deles.

Aqui entram desde riscos de acidentes de trabalho até ameaças que envolvem agentes externos, como fornecedores, investidores, parceiros de negócios ou clientes.

Por exemplo, se a empresa participa de licitações, é essencial mapear que essa demanda (e o setor responsável) oferece o risco de ocorrência de casos de corrupção ativa e passiva. Sendo assim, o compliance pode estar ainda mais próximo de todas as transações e contratos firmados, além de efetuar análises de movimentação financeira constantemente.

Nesta etapa fica nítida a necessidade de conhecer todos os departamentos da organização, assim como legislações e normas específicas que regem as atividades que cada área executa.

Olhando para dentro da empresa, o mapeamento das ameaças precisa de uma ferramenta que auxilie o compliance a identificar desvios de conduta. O canal de denúncias é a indicação para esse processo. Com ele, é possível ouvir as pessoas colaboradoras e, assim, entender os possíveis pontos de atenção.

Convoque representantes de cada setor

A manutenção da conformidade não depende apenas do Compliance. Apesar de ser responsável pela criação de políticas internas e monitoramento constante, é preciso que todas as áreas entendam as razões de seguir essas diretrizes.

Mais do que isso, os demais departamentos podem ajudar o Compliance a refinar suas normas, compreender melhor a aplicação das legislações sobre as atividades e reconhecer desafios intrínsecos das relações humanas presentes em cada equipe.  

Portanto, é indispensável que haja uma comunicação ampla entre o setor e as demais áreas, inclusive para que os profissionais do Compliance possam mapear a necessidade de realizar treinamentos e adequar processos.

Defina normas de conduta

A partir da legislação vigente e das normas definidas para cada setor, o programa de compliance deve criar uma política interna. Com ela, as pessoas colaboradoras terão acesso a diretrizes que vão impactar nos fluxos de trabalho.

O documento de Políticas Internas deve conter as consequências, sanções e multas que podem recair sobre a pessoa colaboradora caso as regras não sejam seguidas.

Elabore de um Código de Ética da empresa

Criar e divulgar um Código de Ética da empresa vai demonstrar o comportamento esperado das pessoas colaboradoras. Assim, as ações são direcionadas à criação de um clima organizacional ético, diverso e inclusivo.

Além de melhorar o ambiente de trabalho, esse conjunto de diretrizes atende às demandas da agenda ESG, quanto ao caráter social. Mas é importante se atentar que a criação desse código de ética é só o início, é essencial divulgar e manter um monitoramento constante quanto ao seu cumprimento.

Como um canal de denúncias auxilia na rotina de compliance?

A implementação de um canal de denúncias na empresa atende a uma necessidade prevista em lei. Mas, além disso, ele traz benefícios para a integridade da organização ao contribuir para criação de um clima organizacional psicologicamente seguro.

Com um canal para recebimento de relatos anônimos, o Compliance ganha um importante aliado no combate à fraude. Segundo a pesquisa “Integridade corporativa no Brasil”, 57% dos casos de irregularidades são descobertos por denúncias internas.

Além disso, há redução nos riscos reputacionais, já que as pessoas colaboradoras podem relatar desvios de conduta antes que escalem.

De forma geral, conectando os pontos apresentados, um canal de denúncias eficiente auxilia na criação e manutenção de uma cultura organizacional aberta ao diálogo, com mais segurança para as pessoas colaboradoras. 

Como implementar um canal de denúncias na empresa?

Para que o canal seja eficiente é necessário que o setor de Compliance busque uma ferramenta que atenta a todos os critérios de segurança e usabilidade, de modo a garantir uma experiência sem atritos para as pessoas usuárias. Isso deve ser um dos pontos de atenção durante o período de implementação da ferramenta.

Alguns critérios que precisam estar no foco do Compliance são:

●     Segurança para a pessoa denunciante enviar o relato de forma anônima;

●     Auxílio na triagem e análise dos relatos para direcionar o trabalho do compliance;

●     Plataforma com usabilidade pensada na experiência do usuário para facilitar o envio de mensagens;

●     Apoio da plataforma para direcionar o processo de investigação dos relatos de desvio de conduta.

Um canal de denúncias só gera impacto quando as pessoas colaboradoras se engajam em seu uso. É essencial que as empresas façam a divulgação e promovam a ferramenta para a construção de uma cultura organizacional baseada na transparência.

3 características do canal de denúncias da SafeSpace

A implementação de um canal de denúncias é uma etapa central na construção de uma estrutura de compliance. Porém, para que a equipe confie e engaje com a ferramenta é preciso que ela ofereça segurança e gere resultados positivos. Veja porque o canal de escuta da SafeSpace é a escolha para sua empresa.

●     3 formas de envio de denúncia

A pessoa denunciante pode enviar mensagem de forma anônima, identificada ou através do envio Connect, no qual a mensagem só será revelada caso outra pessoa colaboradora faça a mesma denúncia.

●     Treinamento durante implementação da plataforma

Reforçamos ao longo deste artigo a importância de treinar e mostrar para as pessoas colaboradoras o impacto positivo do uso de um canal de denúncias.

A SafeSpace possui uma equipe de Sucesso do Cliente pronta para realizar onboarding e treinamentos com todas as equipes, de gestão à liderança.

●     Triagem de relatos

Ao receber uma nova denúncia, a tecnologia de triagem da SafeSpace analisa o conteúdo e, assim, define qual pessoa administradora vai ter acesso à mensagem. Assim, evitamos que um relato seja entregue a uma pessoa administradora envolvida.

Agende uma demonstração do canal de escuta da SafeSpace e saiba como essa ferramenta será um importante aliado na estrutura de compliance da sua empresa.