Gestão de relatos SafeSpace: conheça a tecnologia que auxilia na eficiência do Compliance

Enquanto a agenda ESG e as regulamentações de Compliance estão cada vez mais presentes na rotina das empresas, a gestão eficaz de denúncias relativas aos desvios de conduta assume um lugar de protagonista.

Isso ocorre devido ao potencial dos relatos em trazer para o centro das preocupações pontos importantes que precisam ser corrigidos para que uma organização seja capaz de atuar em conformidade, adotando uma postura ética e íntegra.

Esses fatores impactam não apenas na manutenção de um ambiente corporativo inclusivo e saudável, mas também balizam a reputação da empresa e até mesmo a receptividade de pessoas consumidoras e investidoras.

Como a gestão, apuração e resolução de denúncias fazem parte das atribuições do Compliance, o setor é avaliado de forma constante a fim de verificar se as inconformidades são solucionadas da melhor forma possível e se as medidas adotadas são efetivas.

Neste sentido, as empresas que utilizam o canal de escuta da SafeSpace têm a oportunidade de otimizar sua gestão de relatos, tornando o recebimento, a apuração e a resolução mais claros, precisos e ágeis.

No dia a dia, reduz o esforço e o tempo que a equipe precisa dedicar a essas tarefas, proporcionando maior efetividade na investigação, sem reduzir a qualidade dos processos.  

Como a gestão de relatos da plataforma da SafeSpace auxilia o Compliance?

Além de obrigatório – devido a regulamentações como a  Lei Anticorrupção e a Lei 14.457 –, o canal de denúncias contribui para a criação de um ambiente organizacional seguro e ético. Porém, as empresas não devem se preocupar apenas na oferta de um canal, esse é só o primeiro passo.

Contratar o canal de denúncias é uma etapa fundamental, mas o setor de Compliance necessita também que a ferramenta escolhida seja capaz de auxiliar na gestão e investigação dos casos, gerando métricas para o setor e construindo um processo simplificado para acompanhar cada caso.

O canal de escuta da SafeSpace permite que os relatos sejam gerenciados pelas pessoas administradoras e sub-administradoras, tudo por meio do SafeReport, um painel de controle intuitivo e que fornece uma visualização completa de cada relato.

Desde o início, a tecnologia de triagem ajuda a garantir imparcialidade e  segurança. A triagem da SafeSpace faz o trabalho de encaminhamento da mensagem para a pessoa administradora mais adequada para lidar com a ocorrência, além disso, sua tecnologia permite categorizar de acordo com o teor e a temática.

Por exemplo, uma denúncia de racismo pode ser direcionada para uma pessoa não-branca que faz a gestão dos relatos.

Por isso, conciliamos boas práticas de segurança da informação para que nossa solução esteja alinhada às exigências da LGPD ao mesmo tempo em que seguimos as diretrizes da lei n°14.457, que salienta a necessidade de oferecer a opção de relato anônimo.

Ao enviar um relato, a pessoa colaboradora pode optar por se identificar ou manter o anonimato. Com isso, a empresa oferece maior segurança psicológica, e reforça que a empresa tem como maior objetivo resolver o problema e não identificar as vítimas. 

Dessa forma, fica mais fácil ampliar a aceitação frente à ferramenta e promover engajamento, fatores que são essenciais para que o Compliance receba relatos com qualidade de informações e consiga agir para que o problema não ocorra novamente.

Triagem de relatos e imparcialidade

Uma preocupação comum para as pessoas que enviam relatos é sobre o nível de segurança da mensagem enviada e o risco de que o conteúdo seja lido pelos colegas que foram mencionados.

Pensando nisso, a SafeSpace desenvolveu um sistema de gestão de relatos que adota a tecnologia de restrição: se uma pessoa que administra o canal for citado no relato,  ela não terá visibilidade sobre a denúncia, que será apurada por outra pessoa da equipe.

A lógica também é aplicada em casos nos quais os envolvidos fazem parte do mesmo setor ou time.

Por exemplo: se o relato envolve o RH, a pessoa administradora que faz parte dessa equipe não terá acesso ao conteúdo. Neste caso, alguém do Compliance (ou outro responsável definido pela sua organização) será o responsável.

A tecnologia da SafeSpace faz esse controle, permitindo que os relatos sejam direcionados corretamente e que sua gestão não seja comprometida pela parcialidade ao longo da investigação.

Veja abaixo como é construído o fluxo do processo de análise e triagem:

Direcionamentos de relatos por classificação e setor

A recomendação é que o canal sempre tenha pelo menos 2 pessoas administradoras a fim de garantir imparcialidade e eficácia na apuração.

Para facilitar o processo de gestão, relatos podem ser direcionados para outra pessoa administradora que tenha maior conhecimento sobre o assunto do relato.

Esse direcionamento pode ser automático ou manual. Veja como eles funcionam:

Direcionamento automático de denúncias

A partir da configuração de critérios de classificação e área, diferentes pessoas são acionadas. A “classificação” diz respeito ao conteúdo.

Por exemplo, quando o caso envolve assédio, ele poderá ser enviado para uma pessoa com maior repertório para lidar com a situação (por exemplo uma mulher, ao invés de um homem).

Já a definição de “áreas” pode ser usada para separar setores da empresa e evitar conflitos de interesse na resolução do caso.

Direcionamento manual de relatos

A pessoa administradora que está analisando a mensagem pode escolher outro responsável para participar da apuração. É possível encaminhar como “leitura” ou “atualização”, ou seja, dando permissão para acompanhar e/ou resolver etapas e relatos.

Lembrando que o filtro de relato restrito, apresentado anteriormente, está acima do direcionamento, o que significa que não existe o risco da mensagem chegar a qualquer um dos citados ou às equipes mencionadas.

Credibilidade e segurança na validação de informações

Ao receber um novo relato, é essencial que o processo de apuração e acompanhamento seja seguro. Não só para proteger a pessoa que relatou , mas também para garantir que as informações sejam preservadas, de forma a gerar uma análise independente.

Análise e exportação de dados em tempo real

O SafeReport, painel de gestão da SafeSpace, permite controle do histórico de relatos recebidos, a análise e exportação dos dados.

Com uma variedade de filtros e gráficos, a pessoa administradora pode gerar análises personalizadas e obter insights sobre o uso do canal na sua empresa de forma simples e rápida.

É possível personalizar e filtrar a busca de dados por:

●     Data de envio

●     Código do relato

●     Unidade da empresa em que ocorreu o relato

●     Com quem aconteceu a situação

●     Modos de Envio (identificado ou anônimo)

●     Classificação do relato (assédio, fraude, discriminação, etc)

●     Área da pessoa relatada

●     Pessoa responsável pela apuração do relato

●     Status do relato (novo, aberto, em análise, encerrado)

●     Tipo de resolução (procedente, improcedente, parcialmente procedente, fora de escopo)

A qualquer momento, em um clique, a pessoa administradora pode exportar os dados do painel de forma personalizada nos formatos .csv, .xlsx, .json e .png.

Com essas informações em mãos, é possível criar estratégias para prevenir  casos de má conduta, identificar setores que precisam de mais atenção e manejar os processos para reduzir o tempo de resolução.

Por exemplo, se a Logística é a área com maior número de relatos, os relatórios contribuem para que os responsáveis identifiquem essa particularidade e criem um plano de ação assertivo para combater os desvios de conduta.

Para além da obrigatoriedade, o canal de escuta da SafeSpace oferece uma porta de comunicação segura entre o Compliance e todas as pessoas colaboradoras. Como consequência, o time passa a ter mais confiança na corporação e a cultura organizacional fica mais saudável e psicologicamente segura.

Leia nosso material completo sobre os motivos pelos quais sua empresa deve implementar um canal de escuta e saiba como implementar e ter melhor uso dessa ferramenta.