3 tópicos que não podem faltar no seu código de conduta

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, nem todas as práticas de compliance e governança corporativa são pautadas no “juridiquês” tradicional - aquele difícil de entender, ou apenas desinteressante. O código de conduta, por exemplo, prova que todas as equipes em uma empresa precisam conhecer as principais normas atreladas a comportamentos no ambiente de trabalho.

Por isso, o documento não pode ser um compilado inacessível de regras e legislações. Deve ser escrito com base no tom de voz que rege as relações da companhia, e estar sempre ao alcance das pessoas colaboradoras, de modo que todas saibam o que está ali dentro e possam consultar quando necessário.

A importância e o esforço em como criar um código de conduta não se limita a grandes empresas. Até mesmo um programa de Compliance para empresas pequenas deve elaborar o documento, levando em consideração os valores que estão sendo construídos na organização e o que se espera daquele ambiente de trabalho em termos de comportamento.

Existem muitos formatos para um código de conduta ideal, mas alguns pontos comuns são vitais para a eficiência dele e não podem ficar de fora. Neste artigo, nós separamos 3 tópicos essenciais para o seu código de conduta. Boa leitura!

Afinal, o que é código de conduta?

O código de conduta funciona como uma cartilha em que ficam definidas as práticas esperadas no ambiente de trabalho. Trata-se de um conjunto de diretrizes de comportamento que devem ser seguidas dentro da empresa.

O documento atua como um padrão moral, que determina princípios corporativos para todas as partes envolvidas em um negócio: pessoas colaboradoras, fornecedores, clientes e parcerias. Da mesma forma, também esclarece o que não é tolerado e deve ser recriminado nas relações de trabalho - bem como as medidas a serem tomadas em caso de desvios éticos.

Assim, ao contemplar questões do cotidiano da empresa, o código de conduta garante que boas práticas de compliance e governança corporativa estão sendo levadas adiante. Garante também a proteção e mitigação de riscos diante de conflitos que possam questionar a integridade da empresa.

Como criar um código de conduta que se aplica no dia a dia:

Separamos alguns exemplos de comportamentos detalhados que podem estar no documento, caso você ainda não saiba por onde começar. São pontos de partida na hora de elaborar o código de conduta:

• Pense na relação entre pessoas colaboradoras e materiais da empresa, como: “Não devem ser usados os recursos da empresa para fins pessoais. Em caso de descumprimento, a pessoa colaboradora será descontada com acréscimo de multa sobre o valor em questão”; 

• Conte como a empresa age diante de casos de má conduta, como: “Durante o período de investigação em casos de assédio moral, a pessoa denunciada deve ser afastada do ambiente de trabalho, com direito a remuneração”;

• Apresente o posicionamento da empresa diante de temas importantes, como: “Não serão tolerados comportamentos desrespeitosos ou discriminatórios por raça, gênero, religião, orientação sexual, classe social. Em casos de má conduta, as equipes podem relatar e denunciar situações que tenham vivenciado - de forma anônima ou não - no canal de denúncias e escuta oficial da empresa”.

Uma elaboração feita com atenção aos detalhes e à linguagem acessível, trazendo clareza aos valores da empresa, deve ser combinada a uma divulgação efetiva do documento. Nesta etapa, pode ser interessante envolver o time de Recursos Humanos e Marketing para criar uma comunicação interna ainda mais robusta.

De nada vai adiantar um documento completo se as pessoas colaboradoras não souberem onde encontrá-lo. Ou pior, se não souberem nem que ele existe. Certo?

Não pode faltar: 3 tópicos essenciais para o código de conduta

1. Valores da empresa:

Parte do processo de como criar um código de conduta é entender quais regras traduzem e reforçam, na prática, os valores da empresa. As pessoas colaboradoras vão usá-lo como um parâmetro desses valores em termos de cultura organizacional. 

Por isso, busque responder alguns questionamentos: 

• Quais pilares a empresa coloca como parte intrínseca de seu negócio? 

• Como isso aparece em comportamentos no dia a dia? 

• Que postura a empresa assume diante de condutas como assédio, discriminação e racismo?

Evitar formalidades é importante para não deixar a ideia de “pilares” apenas no campo das ideias. Quando contemplamos questões do cotidiano da empresa, criamos identificação e proximidade entre as partes envolvidas e os valores que estão sendo descritos.

2. Protocolo do canal de denúncias:

O código de conduta precisa atuar como uma ferramenta eficiente das práticas de compliance e governança corporativa. Por isso, todas as regras de funcionamento do canal de denúncias da empresa devem ser descritos detalhadamente no documento.

Essa é uma boa oportunidade de demonstrar que a empresa incentiva as equipes a relatarem o que vêem no ambiente de trabalho e está capacitada para lidar com as denúncias que forem enviadas. 

• Descreva as etapas e prazos do processo de apuração de relatos, desde o envio no canal de denúncias até o fechamento da investigação;

• Reforce a credibilidade do anonimato e da política de não-retaliação;

• Explique quais áreas são responsáveis pela administração do canal e quais estão envolvidas no Comitê de Ética.

Vale reforçar: esse tópico é tão importante em empresas grandes quanto em programas de compliance para empresas pequenas. Quando as equipes são enxutas e têm um maior nível de contato no dia a dia de trabalho, muitas vezes, o desconforto em relatar problemas de comportamento é ainda maior.

3. Medidas punitivas de responsabilização:

Além de descrever as etapas atreladas ao processo de apuração dos relatos recebidos pelo canal de denúncias, o documento deve esclarecer as medidas punitivas ou de responsabilização estabelecidas pela empresa.

Isso significa prever no código de conduta a forma de atuação do Comitê de Ética diante das mais diferentes condutas: assédio, conflito de interesse, fraude e outras comuns ao espaço de trabalho. 

Estabelecer a política de consequências da organização garante que duas pessoas diferentes terão a mesma tratativa quando inseridas em uma situação na mesma natureza - garantindo uma resolução justa e imparcial.

Um só documento pode proteger a empresa de muitas formas

Uma cultura organizacional segura e de confiança depende do alinhamento entre as equipes e boas práticas de compliance e governança corporativa. 

Para que isso aconteça de forma efetiva, com impactos claros no dia a dia de trabalho, o código de conduta precisa romper a ideia burocrática de “normas e legislações difíceis de entender”. Uma linguagem simples, muitas vezes, traz mais resultados que jargões rebuscados.

Quando todas as pessoas trabalham com clareza do cumprimento de processos e dos comportamentos esperados naquele ambiente, pode-se dizer que o documento está protegendo a empresa e as partes envolvidas no negócio de riscos à integridade.