Sua empresa está alinhada com a norma internacional sobre Canal de Denúncias? Conheça a ISO 37002
O Compliance da empresa precisa estar atento às regulações e leis que impactam a conformidade do negócio. Entre elas, a ISO 37002, que determina a implementação de um sistema de gerenciamento de denúncias anônimas, visando a redução de fraudes e episódios de má conduta.
A certificação é internacional, sendo aplicada em organizações de inúmeros países com o objetivo de aumentar a transparência e a responsabilidade ética das empresas.
Confira a seguir mais detalhes sobre a ISO 37002 e suas diretrizes. Aproveite para refletir sobre o protagonismo do canal de denúncias na criação de uma cultura baseada em ética e como sua empresa pode implementar esse recurso para construir um programa de compliance consistente.
O que prevê a ISO 37002?
A ISO 37002 reúne um conjunto de boas práticas para implementação e manejo de um sistema de denúncias. A norma foi publicada em 2021 para definir um padrão de qualidade para o processo de captação dos relatos.
O texto apresenta fatores indispensáveis para que um canal de denúncias seja utilizado de forma efetiva e aborda a necessidade de adoção de uma ferramenta capaz de zelar pela segurança e proteção das pessoas que relatam contra ameaças ou retaliações.
A norma é complementar à ISO 37001, que orienta empresas quanto à adoção de um sistema antissuborno. Ambas estão alinhadas aos objetivos da agenda ESG, que define ações positivas de governança corporativa e construção de um ambiente de trabalho ético e psicologicamente seguro.
Por ser elaborada pelo Comitê Técnico da ISO, a norma é aplicável em todos os nichos de mercado, sem distinção quanto ao porte da empresa ou se ela integra o setor público ou privado.
Para obter a certificação, é preciso contatar uma empresa terceirizada habilitada para conceder a certificação da ISO. Em linhas gerais, a auditoria é feita em duas etapas:
Análise documental: os auditores analisam documentos necessários para a certificação. A empresa requerente pode receber a equipe de auditoria para uma conferência in loco ou encaminhar a documentação para que seja feita uma análise off-site.
Auditoria de conformidade: os auditores visitam a empresa para avaliar os processos adotados tendo como base os critérios adotados pela ISO para emitir a certificação.
Quais diretrizes estão contidas na norma?
Como dito, a ISO 37002 determina diretrizes para a implementação e gestão de um sistema de denúncias efetivo e seguro. Veja quais são os principais pontos:
● O canal deve prezar pela segurança da pessoa que relata;
● A empresa precisa realizar treinamentos com a finalidade de instruir as pessoas colaboradoras quanto à forma de realizar as denúncias;
● É necessário estruturar um programa de comunicação contínua sobre o assunto para eliminar dúvidas da equipes e promover o engajamento;
● A alta direção deve estar comprometida com a implementação e valorização do canal de escuta;
● O recebimento, análise e registro de denúncias precisa ocorrer de forma imparcial e com políticas de responsabilização bem definidas e justas;
● Todos os relatos têm de ser investigados com consistência, com coleta de provas e averiguação do caso, a fim de elaborar uma resposta ágil;
● O monitoramento do sistema precisa ser feito de forma constante para que sejam implementadas melhorias contínuas.
Como implementar um canal de denúncias de forma eficaz?
Através da ferramenta, a empresa será capaz de aprimorar seus métodos de combate à corrupção e a desvios de conduta, além de promover um ambiente ético.
Entretanto, para que o sistema seja bem-sucedido, a organização deve elaborar estratégias para engajar as pessoas colaboradoras em seu uso, afinal, sem a adesão necessária, o canal não será eficiente.
Uma das táticas mais para gerar adesão é o envolvimento das pessoas que ocupam cargos de maior hierarquia, como os c-levels, gerentes e diretores.
A ideia é que todos advoguem a favor da realização de relatos e realcem que o processo não gera retaliações, muito pelo contrário, contribui para a construção de um ambiente melhor por meio da identificação e resolução dos problemas.
Essa comunicação traz confiança às pessoas colaboradoras e reflete o objetivo geral: criar e manter uma cultura organizacional que preza pela redução dos desvios de conduta e construção de um ambiente corporativo mais justo e saudável.
Junto ao envolvimento de gestores e lideranças e adoção de uma ferramenta eficaz e prática, há outro elemento fundamental: é necessário lidar com os relatos recebidos da forma correta.
A utilização correta do canal de denúncias é um elemento indispensável do engajamento, uma vez que a sua má administração pode reduzir o número de relatos solucionados e impactar a confiança na ferramenta.
Portanto, é essencial que o time de Compliance receba treinamento adequado para administrar e conduzir todos os casos.
Para facilitar essa etapa, recomenda-se a atualização do Programa de Compliance e do Código de Conduta Empresarial, a fim de esclarecer as regras de denúncia, as consequências das inconformidades e o processo de apuração.
5 cuidados essenciais ao gerenciar relatos nas organizações
Como visto até aqui, as denúncias recebidas precisam ser tratadas com a devida atenção e transparência. Esses elementos são fatores-chave para que as pessoas colaboradoras sintam-se seguras para relatar os desvios de conduta.
Para lidar com as mensagens enviadas através do canal, é preciso ter em mente alguns pontos importantes:
1. Confidencialidade e Anonimato
Garanta aos denunciantes a proteção de sua identidade e forneça meios para relatar desvios de conduta de forma anônima.
O anonimato contribui para o engajamento e demonstra que a empresa visa construir um ambiente organizacional seguro para quem se encoraja e relata inconformidades.
2. Políticas de Não-Retaliação
É preciso que a empresa tenha políticas claras de proteção a quem relata, especialmente aqueles que expõem sua identidade.
A ideia é evitar qualquer movimento de ameaça ou retaliação e reforçar a segurança. Isso deve ser feito por meio de suporte e comunicação constante ao longo do processo de apuração.
3. Análise dos relatos recebidos
O Compliance da empresa precisa criar processos claros e independentes para garantir que as denúncias sejam analisadas.
Além de mostrar que toda a corporação está direcionada para agir contra casos de fraudes ou assédio, a eficácia na condução dos relatos beneficia a reputação do negócio e aumenta a confiança junto às pessoas colaboradoras.
4. Investigação e averiguação imparcial
A análise das denúncias deve ser feita por meio de uma investigação imparcial. É preciso garantir que não haja conflitos de interesse entre as pessoas colaboradores responsáveis pela averiguação, e que todas as partes envolvidas sejam ouvidas com atenção e respeito.
5. Comunicação transparente e didática
Durante todo o processo de implementação de um canal de denúncias, como prevê a ISO 37002, é preciso abrir canais de comunicação com todas as pessoas colaboradoras.
Desde o início, deve ser reforçada a importância dos relatos e a confiabilidade do canal escolhido. Deixar todas as pessoas cientes do processo é a forma mais adequada de demonstrar que a empresa encara os desvios de conduta com a seriedade necessária.
A oferta de um canal de escuta às pessoas colaboradoras impacta não só na redução de riscos de fraude e assédio, mas também na criação de um ambiente seguro em que a equipe percebe que a empresa lida de forma ética com os casos.
Um canal de denúncias traz resultados positivos para a cultura organizacional, mantém a empresa em conformidade com normas e leis, mas também é um diferencial competitivo no mercado!
Saiba mais por que sua empresa deve implementar um canal de denúncias e como essa ferramenta é um recurso para aumentar a competitividade do negócio.
