Como o Canal de Denúncias pode melhorar a gestão de riscos em sua empresa?
A adoção de um meio para registrar denúncias é uma preocupação constante nas empresas de diferentes portes.
Isso é o que aponta um estudo publicado pela KPMG sobre a maturidade do Compliance, que relata aumento de 53% para 93% no contingente de organizações que usam um canal de relatos (ou canal de escuta, como nós preferimos nomear).
A adesão massiva à ferramenta tem razões bem conceituadas. A primeira é referente ao uso das informações captadas pela plataforma para aprimorar o programa de Compliance. Conforme apontado pela Deloitte, cerca de 86% das instituições consultadas aproveitam os relatos para otimizar o código de conduta e normas internas.
A segunda é a necessidade de acompanhar as mudanças de mercado, especialmente no que tange a adequação à agenda ESG, que prevê melhorias em termos de governança, papel social e responsabilidade ambiental do universo corporativo.
Além desses fatores, existem as legislações vigentes no Brasil que requerem o uso de um canal de denúncias. Um bom exemplo é a lei nº 14.457/22, que obriga as empresas que têm CIPA a oferecer a ferramenta.
Os três pontos levantados aqui demonstram que usar um canal de escuta não é mais um diferencial, mas sim uma necessidade para atuar em conformidade com as leis e exigências mercadológicas.
Contudo, ainda é comum encontrar lideranças hesitantes sobre a estrutura ideal para captação dos relatos.
Neste artigo, nós queremos promover uma reflexão junto com você, a fim de demonstrar como o canal de escuta pode ser eficaz para essa missão e como ele é capaz de reduzir riscos para o Compliance.
Continue a leitura e saiba mais sobre o tema.
O papel do canal de escuta no contexto do Compliance
Quem atua no setor de Compliance reconhece que a existência de denúncias não é um problema. Afinal, toda empresa pode sofrer com a má conduta de uma pessoa colaboradora ou com uma inconformidade em suas operações.
O verdadeiro problema é quando o departamento não tem visibilidade sobre o que está acontecendo de errado no dia a dia, devido à falta de registros.
O canal de escuta é a principal ferramenta para desconstruir uma cultura de silêncio e abrir espaços seguros para captar relatos que permitam à organização atuar de forma assertiva para resolução do problema.
Neste ponto, vale um adendo importante: existem dados que comprovam que realizar a terceirização do canal promove mais engajamento das pessoas colaboradoras nesse tipo de ação.
Em pesquisa da consultoria Deloitte, 45% das lideranças de Compliance apontaram que utilizam o outsourcing da ferramenta - e a independência que esse modelo oferece - como estímulo à captação dos testemunhos.
Já um estudo realizado na Europa apontou que quase 40% das pessoas colaboradoras acreditam que a independência do meio para realizar denúncias é imprescindível para gerar uma cultura de confiança e participação.
Em suma, é possível perceber que a utilização de meios autônomos para estruturar uma rede de captação é uma solução mais efetiva.
Isso se dá tanto pelo fator de segurança gerado (o que implica em engajamento e no aumento da visibilidade sobre os desafios), quanto pela sua própria estrutura, que não sobrecarrega o Compliance com o manejo dos relatos e permite o foco no que realmente importa: encontrar soluções.
Para conhecer melhor algumas diferenças importantes entre um canal de escuta interno e externo, confira a tabela a seguir:
| Canal de escuta estruturado internamente | Canal de escuta externo | |
| Potencial de engajamento | Pessoas colaboradoras podem temer interferências internas nos relatos, o que gera receio de represália | Anonimato garantido empodera pessoas a relatarem inconformidades em segurança |
| Detecção de inconformidades | O receio de denunciar pode fazer com que a empresa tome conhecimento dos problemas quando eles já se tornaram bastante graves | A autonomia do canal estimula as pessoas a relatarem as ocorrências em seu estágio inicial |
| Nível de esforço do time de Compliance | Alto. É preciso manejar os relatos e dar andamento a cada um | Baixo. A empresa tem oportunidade de focar na solução do problema |
| Custos | A depender do porte empresarial, será necessário contratar profissionais exclusivamente para esta tarefa | Custo-benefício equilibrado, a organização custeia apenas a ferramenta |
| Agilidade | Será necessário construir processos e determinar atribuições para que a resposta seja ágil | A organização recebe as informações de forma organizada, podendo atuar somente nas ações resolutivas |
O canal de escuta e seu potencial de redução de riscos financeiros
Até o momento, ficou claro que um canal de escuta tem potencial para:
Permitir identificação e solução de desvios de conduta de forma proativa;
Agilizar a detecção das irregularidades e violações éticas;
Gerar sentimento de proteção e confiança nas pessoas que desejam relatar inconformidades;
Facilitar a tomada de decisão e a responsabilização em casos de má conduta.
Porém, existe um quinto fator. A ferramenta contribui para que o Compliance seja um setor que contribui para a saúde financeira da empresa.
Pense da seguinte maneira: organizações que conseguem reduzir desvios de comportamentos inadequados também viabilizam uma diminuição de custos com passivos trabalhistas e, claro, perdas monetárias que ocorrem por meio das fraudes.
No estudo publicado pela Whistleblowing Protection Directive citado acima, empresas que utilizam uma ferramenta de denúncias enfrentam 6,9% menos processos judiciais. Apesar de não ser um número tão alto, é importante pensar que a existência de um canal de escuta é também uma forma de evitar futuras irregularidades.
Ou seja, além de gerar diminuição de problemas jurídicos no presente, a ferramenta contribui para uma futura redução.
E quando falamos de riscos financeiros, é inegável que a reputação empresarial também é fator de peso, ainda mais em companhias de capital aberto.
Quando há um processo de relato bem consolidado, a quantidade de notícias negativas é reduzida em 46%*. Um bom exemplo para ilustrar essa lógica é o caso ocorrido em uma unidade da loja de roupas Zara.
Uma colaboradora sofreu 3 anos com a conduta transfóbica de seus colegas, não recebeu apoio do RH e, após sua demissão, fez um relato detalhado em uma entrevista para um portal jornalístico e acionou a justiça em busca de indenização por danos morais.
Por fim, vale destacar que há potencial de retorno financeiro em empresas que adotam canais de escuta. Estima-se uma elevação de 2,8%* nos ativos das companhias que aderem à ferramenta e estimulam seu uso.
Olhando para essas estatísticas, propomos a seguinte reflexão: utilizar um canal de denúncias anônimas pode resultar em reconhecimento e valorização do trabalho feito pelo Compliance.
Assim, é possível destacar o setor como um dos protagonistas dos bons resultados e da construção de um ambiente corporativo que é pautado no respeito.
Ou seja, além de oferecer potencial para otimizar a realidade empresarial, um bom canal permite que o setor deixe de ser visto como punitivo e seja encarado como uma área que atua com proatividade na construção de uma companhia que valoriza pessoas e se importa com o bem-estar delas.
* Todos os dados apontados neste tópico foram retirados na pesquisa feita pela Whistleblowing Protection Directive
Como implementar a ferramenta na sua empresa
De forma resumida, os principais pontos para implementar o canal de escuta são:
Definir o meio de captação dos relatos (externo ou interno);
Capacitar pessoas colaboradoras para lidarem com os relatos;
Determinar os processos para iniciar a triagem e investigação das ocorrências.
Todas essas etapas são solucionadas de uma vez só, basta adotar uma ferramenta de escuta tecnológica, integrada e que seja conduzida por especialistas capacitados para manejar as informações recebidas e saibam como transmiti-las a gerência e Compliance no momento exato.
A busca por um parceiro que auxilie sua empresa nesta tarefa pode acabar neste instante, para isso, fazemos um convite para você: fale com nossa equipe de atendimento e conheça melhor como o canal de escuta da Safespace é estruturado.
Nosso modelo de operação segue as melhores práticas para administração dos relatos e todos os processos são conduzidos por profissionais experientes e que compreendem as necessidades de uma organização frente às inconformidades, que é o foco na solução.
Se você deseja adotar uma plataforma que respeita o anonimato, simplifica a transmissão de informações e tem uso intuitivo, não deixe de entrar em contato conosco.
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