Lições sobre como conduzir uma investigação corporativa com o time de CS da SafeSpace
Quando se trata de manter a integridade, a ética e a conformidade nas operações da empresa, poucos papéis são tão cruciais quanto o do time de Compliance. Dentre as diversas ações que esse time lidera, está a investigação corporativa, que diz respeito à análise para confirmar ou refutar possíveis desvios de conduta internos.
A implementação de um espaço para que a equipe possa informar problemas de conduta, como o canal de denúncias, é obrigatória em diversos casos. Está previsto, por exemplo, na Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013) e na Lei 14.457/22. No entanto, disponibilizar o canal é apenas o primeiro passo.
A falta de atenção a relatos de irregularidades pode colocar em risco a reputação da empresa, as relações com os stakeholders e gerar problemas legais e financeiros. Portanto, é essencial que, para além da criação e oferta desse serviço, a mensagem recebida seja devidamente analisada e as devidas ações sejam tomadas.
Em momentos como esse, é fundamental que o time de Compliance tenha capacidade de conduzir uma investigação minuciosa e justa. Para tanto, deve-se reunir evidências, colher depoimentos e analisar a situação de forma isenta, sempre preservando o anonimato das pessoas colaboradoras envolvidas e respeitando os princípios fundamentais da justiça.
Fortalecer a cultura da empresa depende da criação de um ambiente seguro, no qual a confiança seja mútua. A adoção de um canal de denúncias fornece ao time um meio apropriado para o relato de irregularidades. Assim, ele reforça o compromisso da organização com a transparência e a responsabilidade.
Confira as dicas do time de Sucesso do Cliente da SafeSpace para a equipe de Compliance estar preparada para lidar com as mensagens recebidas e conduzir, de forma transparente e confiável, as investigações corporativas.
Como conduzir uma investigação corporativa após relato de colaborador?
A equipe da SafeSpace preparou um Guia de Resolução de Relato. O objetivo é auxiliar gestores da área de Compliance a lidar com denúncias recebidas pelo canal e encaminhá-los ao setor responsável. Dessa forma, as pessoas colaboradoras da empresa verão que as mensagens enviadas recebem o tratamento devido e confiarão ainda mais na cultura organizacional.
Vamos às melhores práticas a serem tomadas após recebimento de um relato:
Etapa 1: Avaliação inicial
O ponto de partida deve ser o estímulo ao envio de relatos. Para isso, agradeça sempre que uma pessoa colaboradora enviar um relato. Dessa forma, ela se sentirá valorizada por ajudar a empresa e contribuir para a criação de um ambiente de trabalho ético e confiável.
Partindo para a análise da mensagem recebida, é hora de avaliar se há conflitos de interesse. Verifique se a pessoa responsável por lidar com a denúncia possui algum tipo de relação (seja de parentesco, amorosa ou amizade próxima) com a pessoa denunciante ou com a pessoa denunciada. Caso seja identificado algum ponto de conflito, afaste a pessoa responsável por analisar o relato.
O próximo passo é definir qual caminho será seguido. Neste contexto, há duas opções: mediação e apuração. O mais importante neste ponto é agir. Ou seja, reforçar o compromisso da corporação com a construção de um ambiente seguro e ético através da resolução dos casos apresentados.
Os relatos recebidos no canal de denúncias devem ser categorizados conforme o risco que representam e a urgência de solução. Por exemplo, ações criminosas, como racismo e LGBTfobia precisam de rápida averiguação, envolvimento do corpo jurídico e, eventualmente, afastamento da pessoa colaboradora.
Etapa 2: Apuração
Na etapa inicial, o relato recebido estava apenas no âmbito da pessoa administradora do Compliance. Em um segundo momento, devem ser realizadas as entrevistas com as pessoas colaboradoras envolvidas e a coleta de informações e provas necessárias para análise.
As entrevistas devem, acima de tudo, preservar a segurança física e psicológica da pessoa responsável pelo relato. Ela também deve ser a primeira a ser questionada. Em seguida, as testemunhas podem ser entrevistadas. Por último, a pessoa denunciada deve ser questionada sobre o incidente.
Nesta etapa de entrevistas, é preciso registrar toda e qualquer informação. Desde o próprio relato, enviado pelo canal de denúncias, até o que é dito durante cada conversa, seja ela presencial ou online.
A etapa de apuração de uma investigação corporativa também coleta dados e evidências, tais como: e-mails, conversas em aplicativos de mensagem, gravações de áudio, etc.
Mas lembre-se: a coleta de informações deve respeitar o uso de equipamentos da empresa e as normas de privacidade.
Etapa 3: Resolução
A última etapa deve apresentar a resolução em torno do que foi denunciado. Neste momento é importante que a empresa reforce seu compromisso com a ética, transparência e segurança das pessoas colaboradoras. Para isso, é indicada a criação de um relatório de apuração, no qual constam todos os pontos levantados durante a análise, assim como a decisão final.
Neste relatório, é preciso apresentar a conclusão sobre o caso:
Improcedente: caso a denúncia não tenha sido confirmada, o relato será finalizado e arquivado;
Parcialmente procedente: se parte da denúncia for confirmada, o Comitê de Ética da empresa deve aplicar as sanções definidas;
Procedente: se toda a denúncia for verdadeira, é preciso responsabilizar a pessoa denunciada, assim como tomar as medidas cabíveis e justas.
O relatório deve ser construído no âmbito do Comitê de Ética. Em alguns casos, como naqueles parcialmente procedentes, é possível que a liderança da pessoa denunciada seja envolvida, para que possa comandar um plano de ação ou alguma sanção definida.
Deve-se ressaltar que a pessoa denunciante precisa ter total conhecimento das consequências do relato enviado. Como já citamos anteriormente, a responsabilização e averiguação fazem parte da manutenção de uma cultura organizacional saudável, confiável e segura.
A expertise da equipe de CS da SafeSpace como um diferencial para nossos parceiros
Além do Guia de Resolução de Relatos, o time da SafeSpace oferece uma série de materiais e soluções que auxiliam o time de Compliance a lidar com as funções do setor.
Treinamento e capacitação para pessoas colaboradoras:
Uma equipe preparada consegue enxergar desvios de conduta de forma rápida e objetiva. Assim, os relatos são enviados ao menor sinal de inconformidade e a empresa pode atuar rapidamente para reduzir os riscos e problemas.
Temas como assédio moral, sexual, LGBTfobia, misoginia, racismo e discriminação precisam ser discutidos constantemente. Esse é o caminho para reforçar o papel da corporação – e de toda a equipe – na manutenção de um ambiente de trabalho seguro.
Acesso a conteúdos exclusivos:
Ao lado dos treinamentos e capacitações, o nosso time de sucesso do cliente mantém um Hub de Conteúdos exclusivos para parceiros SafeSpace.
Neste portal, a equipe administradora do canal na empresa tem acesso a artigos, checklists, ebooks e templates que auxiliam a criar, desenvolver e manter uma cultura ética, segura e confiável. Nele, você vai encontrar materiais como: “Manual para criar um comitê de ética”; “Modelo de política de não retaliação”; “Modelo de código de conduta”.
Apoio para estruturação e implementação de um cultura ética e diversa:
O time da SafeSpace, além de auxiliar o time de Compliance nas investigações corporativas, também atua na manutenção da cultura organizacional com foco na ética, diversidade e inclusão.
A equipe de especialistas está pronta para trabalhar lado a lado com as pessoas colaboradoras da empresa e estruturar processos e comitês essenciais para a transformação do ambiente, tais como: implementar o Comitê de Ética, criar processos de apuração de denúncias e desenvolver um Comitê de D&I.
SafeComunidade:
Clientes SafeSpace têm acesso exclusivo ao espaço criado para promover trocas de experiências entre profissionais do mercado de Recursos Humanos e Compliance.
Este canal é aberto para que as pessoas administradoras possam fazer perguntas, iniciar e participar de discussões, compartilhar dúvidas, coletar opiniões e criar um ambiente de ajuda mútua para que todas as empresas saiam ganhando.
Uma ferramenta que auxilia no networking, na capacitação técnica e no crescimento profissional de diferentes pessoas colaboradoras.
Saber como conduzir uma investigação de fraudes corporativas ou relatos de assédio permite que o Compliance aja de forma rápida e responsável, o que vai impactar na efetividade das ações e no fomento de uma cultura de ética e transparência.
O time de CS da SafeSpace está pronto para auxiliar a equipe administradora a lidar com as dificuldades do setor, chegando à solução de forma rápida e eficiente.
Para se aprofundar no tema, preparamos esta checklist: Apuração de Relatos no Canal de Escuta.
Com ela, as pessoas responsáveis por administrar a ferramenta e apurar denúncias contarão com um passo a passo bastante útil para enfrentar os desafios da investigação.
