Método Kanban: como aumentar a produtividade do seu time de forma saudável
Kanban é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que cresce em popularidade graças à natureza simples e direta com que melhora a produtividade nos ambientes de trabalho.
Com a implementação dessa ferramenta, é possível ter visualizar processos de trabalho, limitar atividades em andamento e aumentar a eficiência ou fluxo dentro de uma linha de produção. Inclusive, proporciona um melhor controle e saúde mental para todos os envolvidos.
A palavra Kanban tem origem japonesa, e traduzido para a língua portuguesa significa “sinal visual”.
Isso se refere a como os sistemas implementados usam dicas visuais para estimular ações e manter os processos de produção fluindo.
A natureza visual do Kanban o torna especialmente útil em organizações em que profissionais lidam ou criam e projetos não tangíveis, como startups ou até escritórios que desenvolvem cursos profissionalizantes para clientes do Brasil inteiro.
Além disso, contribui para o desenvolvimento de novos projetos, processos e tecnologias, de modo a identificar as etapas concluídas e responsáveis por cada atividade.
O desenvolvimento de trabalho com base no Kanban tem ênfase na visibilidade e responsabilidade.
Esse destaque aumenta a eficiência do fluxo de trabalho e identifica e resolve as barreiras em relação à produtividade.
A origem do Kanban nas fábricas de automóveis
A ferramenta Kanban encontra raízes na fabricação de automóveis. Na década de 1940, o engenheiro da Toyota no Japão, Taiichi Ohno, foi quem desenvolveu o conceito de Kanban.
Ele implementou essa abordagem na esperança de tornar a Toyota mais eficiente do que as fábricas concorrentes americanas. Com o sistema de controle de estoque Kanban, a Toyota desenvolveu um processo mais flexível e eficiente.
A implementação do Kanban requer a configuração de um quadro exclusivo e dedicado para isso. De forma básica, ele pode ser dividido em 3 categorias: a fazer, fazendo e feito.
Ao enfatizar o status de uma tarefa em vez da data de vencimento, a abordagem Kanban prioriza a transparência e a responsabilidade.
Assim, é fácil identificar quem está trabalhando por um escritório virtual ou quem está presencialmente cuidando de um novo software e em cada etapa realizada, por exemplo.
O Kanban também aprimora a colaboração, o que fornece uma melhor compreensão do trabalho feito e facilita o compartilhamento do progresso com outras pessoas, assim todos ficam em sintonia.
Mais de meio século depois, já nos anos 2000, o mundo do software adaptou os cartões Kanban da Toyota para criar uma metodologia viável de gerenciamento de projetos.
Em 2010, David J. Anderson, fundador da Agile Project Leadership Network, publicou o livro “Kanban: Mudança evolutiva bem-sucedida para seu negócio de tecnologia”, sendo considerado como definitivo sobre o método Kanban.
A metodologia Kanban explodiu em popularidade, em grande parte por causa da simplicidade em que pode ser aplicada.
Os elementos do sistema Kanban
O componente definidor do quadro Kanban são os sinais visuais. Estes podem ser adesivos coloridos, bilhetes ou cartões, tangíveis ou digitais, dependendo do quadro Kanban.
Por exemplo, para uma equipe média/grande de profissionais engajados em estudo de impacto ambiental, cada cartão pode representar uma tarefa sob a responsabilidade de cada funcionário, relacionados a esse processo de avaliação.
Os quadros Kanban tendem a conter alguns outros elementos-chave para organizar e orientar essas dicas visuais básicas, incluindo:
Colunas;
Limites de trabalho em andamento;
Ponto de compromisso;
Ponto de entrega.
A princípio, as dicas visuais em um quadro Kanban são organizadas em colunas em que cada uma representa determinada atividade.
Todas essas atividades combinadas representam o fluxo de trabalho do início ao fim. As colunas podem ser tão simples quanto “a fazer”, “fazendo” e “feito” ou ser mais detalhadas.
No segundo ponto, o Kanban limita o trabalho em andamento, também conhecido como WIP (Work In Progress), limitando o número de cartões que aparecem em uma única coluna.
A equipe deve definir o limite de WIP com antecedência e, se esse máximo for atingido, o foco muda para avançar os cartões no fluxo de trabalho antes de adicionar novos.
Devido aos limites de WIP, as equipes Kanban podem descobrir que têm um acúmulo de cartões esperando para subir no quadro.
Já o ponto de comprometimento refere-se ao momento em que um membro da equipe começa a trabalhar em um novo cartão.
Por último, mas não menos importante, está o ponto de entrega, a conclusão satisfatória do fluxo de trabalho.
Na maioria dos casos, o ponto de entrega é definido como o momento em que o produto ou serviço chega ao usuário final, ou é apresentado ao responsável pela aprovação de aplicação de um processo.
As equipes podem avaliar a eficiência calculando seu lead time, ou seja, o tempo decorrido entre o compromisso inicial e os pontos de entrega em processos realizados dentro da empresa ou mesmo na fabricação de um produto, como por exemplo ecobag personalizada.
Quadro Kanban pode ser físico ou digital
Com a implementação da tecnologia, os quadros de desenvolvimento utilizando o método Kanban podem ser físicos ou digitais, dependendo das necessidades da equipe que vai utilizar.
Para equipes híbridas que podem não compartilhar um espaço de escritório, os quadros digitais, como o Trello, são a maneira perfeita de manter o controle das tarefas enquanto colaboram.
As ferramentas digitais de gerenciamento de projetos são uma ótima maneira de incentivar a produtividade entre equipes distribuídas, como aquelas que trabalham entre o home office e a equipe presente dentro de um escritório.
6 benefícios do Kanban para a produtividade
O método Kanban oferece vantagens para o desenvolvimento de trabalho com impactos imediatos e gerais.
A implementação desse processo dentro de um ambiente de trabalho tende a beneficiar tanto pessoas colaboradoras quanto a empresa.
Simplifique as operações com uma visão geral
O andamento de um projeto pode ser prejudicado pelo desperdício de tempo se dois indivíduos realizarem a mesma tarefa.
O desperdício também pode vir do gerenciamento inadequado do projeto, como requisitos de documentação desnecessários que consomem tempo de trabalho que poderia ser melhor usado em outro lugar.
A visão geral fácil de identificar do Kanban ajuda a reduzir esse desperdício. É fácil ver quem está fazendo o quê, mesmo estando em conexão remota, com uma olhada no quadro disponível, e há uma necessidade mínima de relatórios extensivos.
Cada membro da equipe tem uma visão panorâmica. Os líderes de projeto também podem discernir rapidamente o que cada pessoa está fazendo.
2. Aumente a responsabilidade individual
A maioria das pessoas colaboradoras trabalha em uma tarefa específica. Além disso, uma única pessoa realiza o trabalho e, ainda assim, é preciso contar com toda uma equipe.
O Kanban capacita indivíduos chamando a atenção para o papel de cada pessoa no processo de desenvolvimento mais amplo, aumentando a responsabilidade e fornecendo motivação.
Ao organizar uma equipe híbrida em um parque industrial, como aqueles que envolvem representantes de vendas, o Kanban pode fornecer visibilidade e aumentar o moral.
Isso porque, geralmente, sem esse método, pessoas em diferentes níveis em uma mesma equipe podem acabar não receber reconhecimento ou visibilidade.
3. Identifique gargalos para melhorar a eficiência
Trabalhar dentro das restrições de um fluxo de trabalho organizado por Kanban naturalmente destaca os gargalos.
Quando o limite de WIP é atingido, a equipe precisa olhar para o quadro para identificar o atraso e otimizar os fluxos e o orçamento necessário.
Isso permite benefícios a curto, médio e longo prazo. No primeiro caso, membros da equipe podem erradicar rapidamente os gargalos à medida que resolvem as tarefas que estão atrapalhando.
Posteriormente, a médio prazo, os processos imediatos podem ser reconfigurados para evitar os mesmos gargalos.
Já a longo prazo, o feedback abrangente pode ser usado para determinar soluções duradouras para evitar falhas e gargalos e, com isso, diminuir o tempo de espera para o futuro.
4. Concentre a atenção da equipe
Pode parecer que dar à equipe de desenvolvimento uma visão geral completa do processo irá distraí-los de tarefas individualizadas.
No entanto, as placas de desenvolvimento com base no método Kanban não concentram a atenção em uma linha de produção, mas uma compreensão geral dos processos realizados, sem se importar se for uma multinacional ou uma loja de bicicleta de bairro, por exemplo.
Os limites de WIP exigem que se preste atenção à tarefa em questão até que ela seja concluída. Caso contrário, a produção não avança, fazendo com que todos entendam os impactos das ações.
5. Promova um ambiente de trabalho colaborativo
Ao fornecer a cada membro da equipe uma visão ampla do processo de desenvolvimento de toda a produção, gestão ou liderança incentiva todos a se envolverem.
Diferentes partes interessadas podem fornecer informações sobre gargalos e soluções identificadas, colaborando para ideias inovadoras dentro de processos já existentes ou sugestões simples que podem se desenvolver, dentro de uma aula de hidroginástica, por exemplo.
Essa abertura à colaboração e criatividade também pode melhorar a moral da equipe, de uma forma mais abrangente.
Os membros da equipe verão que as opiniões são valorizadas e importantes.
6. Crie um fluxo coerente
Ao dividir o processo de produção de maneira contínua, com passo a passo e claramente delineado, o Kanban promove o desenvolvimento de trabalho coeso e coerente.
Como o Kanban opera com base na conclusão de tarefas em vez de uma linha do tempo, os recursos podem ser lançados mais rapidamente.
Por exemplo, assim que os colaboradores de uma agência de intercâmbio em SP terminam um elemento, ele pode ser imediatamente passado para o setor de garantia de qualidade assim que entrar na próxima coluna.
Se surgirem problemas, eles podem ser retransmitidos para o operador enquanto a produção ainda está fresca na mente, resultando em uma resolução mais rápida.
Conclusão
Empresas de todos os setores e tamanhos podem se beneficiar com o quadro Kanban por ser uma ferramenta simples e visual capaz de fornecer clareza de um processo de trabalho e aumentar a produtividade de toda equipe.
Ao seguir o fluxo de trabalho mapeado a partir do quadro Kanban, fica mais fácil manter as sequências de cada etapa e ação planejada do processo de trabalho, alcançando assim os objetivos de negócios com mais rapidez e eficiência.
Por fim, é preciso lembrar que um quadro Kanban não é apenas uma lista de tarefas, mas também uma estratégia abrangente para criar, gerenciar e concluir os projetos.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
