Como o canal da SafeSpace ajuda a tornar o processo de apuração mais detalhado e assertivo

Construir um Canal de Escuta que realmente funcione não é tarefa fácil, mas precisamos confessar: é uma tarefa gostosa. Sim, isso mesmo, porque acompanhar uma plataforma inovadora crescer e tornar-se realmente eficiente na resolução de casos de má conduta pode ser incrível. 

As empresas que usam nosso canal, conseguem até 5x mais visibilidade dos problemas internos comparado com aquelas que usam canais analógicos ou próprios. Chegar a esse resultado faz parte de um trabalho minucioso para entender o que e como usar a tecnologia e as dores das pessoas colaboradoras para construir espaços de trabalho mais seguros com relações de confiança. 

Hoje, você irá conhecer um pouco mais sobre as ferramentas do nosso canal de escuta que auxiliam no processo de apuração dos relatos.

Coletando informações de forma segura

Administrar relatos não é uma tarefa fácil e requer muita dedicação e estrutura. Um processo de apuração concreto só é possível com evidências relevantes, por meio de informações coletadas ao longo da investigação. E ninguém melhor para fornecer essas informações do que as pessoas que vivenciaram condutas inadequadas.

Para que o contato com essas pessoas seja realizado de forma clara e segura, nosso canal conta com um Chat de acompanhamento interno para acessar respostas em tempo real, sendo o relato anônimo ou identificado. Por meio deste chat, é possível iniciar a conversa com quem enviou o relato, entender como essa pessoa se sente em relação ao ocorrido e criar um ambiente em que ela saiba que está sendo escutada, o que gera mais confiança.

E para ajudar a não perder nenhuma conversa, a plataforma dispara notificações em tempo real assim que qualquer relato ou mensagem é recebida, diminuindo o tempo de apuração e resolução.

Os detalhes importam

Sabemos que a apuração de um relato pode ser intensa e as informações que surgem ao longo das entrevistas podem mudar o rumo que a resolução está tomando. Se perder ao longo desse processo não é impossível, ainda mais com o malabarismo crescente de informações que fazemos todos os dias.

Nossa solução: uma área segura destinada para o armazenamento e acompanhamento de relatos recebidos, o que, além de facilitar o processo como um todo, oferece visão completa do que está acontecendo. Assim os pensamentos e dados não se perdem na sua cabeça? É hora de transformá-los em materiais palpáveis.

Pensando nisso, a plataforma oferece uma Área de Anotações, espaço ideal para centralizar informações coletadas em outros canais ou pessoalmente, como em entrevistas e conversas que podem ter acontecido antes do canal ser implementado. A área serve de apoio durante a apuração de relato, além de manter tudo registrado com data e hora imutável caso precisem de proteção jurídica.

Esse espaço pode ser usado para:

• anotar possíveis dúvidas a serem tiradas com a pessoa que enviou o relato e testemunhas;

• anotar informações coletadas em conversas com a pessoa relatora e em entrevistas com testemunhas;

• centralizar qualquer tipo de informação que possa ter chegado por fora da plataforma; 

• outros históricos relevantes sobre pessoas envolvidas, por exemplo, se ela já se envolveu em algum problema de conduta inadequada etc.

→ A SafeSpace também oferece a opção de fazer o upload de arquivos dentro da área, tornando o armazenamento de informações ainda mais completo.

Projetada para gerar resultados

Nosso canal de escuta deixa as pessoas mais confiantes para relatarem problemas de má conduta . Com isso, oferece maior visibilidade para que a organização possa criar um plano de ação e resolução. É responsabilidade da empresa tomar medidas para evitar que qualquer tipo de má conduta que já tenha ocorrido uma vez aconteça de novo, e uma boa nota de resolução facilita esse processo. 

O relatório disponível para download no SafeReport, o dashboard que pode ser acessado por pessoas administradoras, também fornece dados de perfil de envio, tempo médio de resolução, tipos de problemas mais relatados e áreas mais envolvidas, dados que facilitam a tomada de decisões para evitar que o problema ocorra novamente.

Depois de conversar com as pessoas envolvidas, coletar os dados necessários e dar o caso como encerrado, na área da “Nota de resolução do caso” é possível registrar:

• como se chegou à resolução;

• quais foram as ações tomadas por parte da pessoa administradora;

• quais medidas foram aplicadas para que a situação não ocorra novamente.

Essas medidas podem ser uma conversa que reforce os valores da organização, feedbacks construtivos, cursos e treinamentos que abordem o tema da conduta inadequada ou até mesmo o desligamento ou suspensão de pessoas envolvidas. 

As informações ficam registradas de forma imutável, concluem o encerramento do relato e tornam a apuração de próximos casos ainda mais assertiva. Ainda assim, se o problema se repetir, ou se houver retaliação com a pessoa que relatou o ocorrido, o chat ficará aberto por 15 dias após o encerramento do relato, onde ela poderá comunicar o ocorrido.