Guia de Resolução de Relato

Nesse primeiro momento recomendamos agradecer a pessoa por compartilhar o ocorrido, reforçar a importância do seu relato para o bem-estar coletivo, para a segurança do ambiente de trabalho e, ainda, enfatizar que ela não sofrerá retaliação por ter compartilhado.

É essencial que a pessoa que enviou o relato perceba que a empresa tem interesse em ouvir seu relato com atenção e cuidado, buscando sempre encontrar a melhor solução para as pessoas envolvidas.

Além das medidas de segurança da SafeSpace que foram mencionadas no vídeo, é importante avaliar se alguma das pessoas administradoras têm algum tipo de relação de parentesco, amizade próxima ou amorosa com a pessoa relatante e com a relatada, bem como qualquer outro potencial conflito de interesses que contaminaria a apuração imparcial do caso.

Se algum conflito for identificado, a pessoa administradora deverá se afastar da apuração e eventual decisão do caso.

Como vimos no vídeo, é possível seguir dois caminhos para a resolução de um relato: mediação ou apuração.

Caso durante a mediação, você receba mais informações sobre o caso e surjam dúvidas sobre a possibilidade de se tratar uma conduta inadequada na organização, você pode seguir pela apuração. 

Lembre-se: O mais importante aqui é agir de forma efetiva para construir uma cultura mais segura, ética e inclusiva na sua empresa. Se você achar que esse caminho não faz mais sentido, você pode seguir por outro. 

Alguns comportamentos ou contextos podem colocar um relato como prioridade de resolução.

Por exemplo:

• Comportamentos inadequados tipificados como crime (como é o caso de condutas envolvendo racismo, LGBTfobia ou misoginia).

• Comportamentos praticados contra pessoas mais vulneráveis (casos em que a pessoa relatante ou vítima da conduta relatada é uma pessoa com deficiência, possui mais de 60 anos ou é menor de idade - jovem aprendiz). 

Recomendamos que você busque o apoio jurídico em casos que houverem as seguintes condições:

• Reincidência: condutas praticadas pela segunda vez pela mesma(s) pessoa(s) relatada(s) ou contra a própria pessoa relatante ou outras pessoas. 

• Presença de provas: quando há provas concretas de que ela aconteceu. 

Nesses casos, o afastamento dessa pessoa pode ser uma das medidas a serem tomadas, até mesmo de modo preventivo, para que o problema não volte a se repetir, e o aconselhamento jurídico pode ser necessário.

Sendo necessário o apoio jurídico para a apuração do caso, este deverá ser acionado após a conclusão da análise inicial.

Além dos princípios falados no vídeo acima, é importante observar durante a entrevista:

• Ordem de realização:

É indicado que a entrevista seja realizada inicialmente com a pessoa que fez o relato e, em seguida, com as testemunhas (se houver).

Por último, realizar a entrevista com a pessoa relatada como responsável pela prática da conduta inadequada.

• Registro de informações:

Todas as informações que forem compartilhadas via chat do canal SafeSpace ou em entrevista realizada de modo presencial ou online devem ser registradas.

Não é recomendada a gravação, pois isso pode deixar a pessoa entrevistada pouco confortável em falar abertamente sobre o que ocorreu.

Recapitulando:

Quando a entrevista for feita de modo presencial ou online, recomendamos que ao final sejam recapituladas todas respostas da pessoa de volta para ela, confirmando também se ela está de acordo com o que foi dito.

Recomendamos a coleta e organização de evidências e documentos relacionados ao caso (e-mails, conversas em aplicativos de mensagem ou redes sociais, gravações em áudio/vídeo etc).

A coleta de documentos deve respeitar a política de uso de equipamentos da sua empresa e as normas de proteção e privacidade de dados aplicáveis. 

Estas provas vão instruir o relatório final de apuração. Caso haja necessidade de compartilhamento com o comitê, é importante preservar o anonimato das pessoas envolvidas, sendo recomendável descrever as evidências, mas não mostrá-las ao Comitê.

Como vimos no vídeo, alguns pontos devem ser considerados durante a elaboração do relatório de apuração e tomada da decisão final. Assista novamente ao vídeo para relembrá-los!

Se o relato for improcedente: o relato deve ser finalizado e arquivado*. 

Se o relato for parcialmente procedente ou procedente: caberá ao comitê decidir pela sanção aplicável ou determinar outras medidas a serem adotadas.

* Se tratando de arquivo físico, é importante ressaltar o cuidado adicional para que o seu conteúdo seja mantido sigiloso, em um local com acesso restrito às pessoas responsáveis pela apuração do relato.

Nesta fase é possível que seja necessário o envolvimento da liderança da pessoa relatada para a comunicação do plano de ação a ser executado.

Em um primeiro momento, recomendamos um contato através de uma reunião. Em seguida, a formalização do seu envolvimento através do envio de um e-mail contendo orientações de como ela deve proceder. 

Acesse aqui a cartilha que deve orientar a liderança nestes casos.  

Ao final da apuração, seja o relato procedente ou improcedente, a pessoa relatante deverá ser informada sobre o seu resultado. 

No caso de relatos procedentes, é importante informar que medidas foram tomadas para que esse episódio não aconteça novamente. 

Lembre-se: nem sempre será o caso de compartilhar com detalhes quais medidas foram aplicadas. Ainda assim, é importante informar que algo foi feito para que a pessoa relatante se sinta acolhida e incentivada a fazer novo relato caso o problema volte a se repetir. 

No caso de relatos improcedentes, deve ser informado à pessoa relatante que não foi verificada a ocorrência de desvio de comportamento por parte da pessoa relatada e que o relato será encerrado. 

Independentemente do resultado final, também é essencial sempre destacar à pessoa relatante a disponibilidade do canal SafeSpace para realizar novos relatos e/ou tirar dúvida sempre que necessário.